Sådan skriver du den effektive e-mail

Effektivitet og e-mails hænger sammen. Får du fx 100vis af in-effektive e-mail der æder din tid og din personlige effektivitet?

Læs denne guide, der trin for trin hjælper dig til at skrive effektive e-mail – og betyder mere tid til resultater, der tæller

A : TÆNK FØR DU SKRIVER :

Har du virkelig brug for at sende denne e -mail? Hvis ikke, glem det!
Kender du det præcise resultat , du ønsker at opnå med e -mailen? Hvis ikke, find ud af det!
Har du alle de nødvendige oplysninger til at sende mailen ? Hvis ikke, Skaf dem!
Er du i en følelsesmæssig tilstand som fx sur, vred, ked af det osv.? Skriv mailen senere eller ring!

Udnyt header / titel / til / cc / bcc
MÅLRET e-mailen ved at vælge , hvem der er på to: / cc / bcc :
TO: Dem der skal GØRE noget
CC: dem der skal VIDE noget
BCC : Ingen – er spild af tid og typisk bare ”Cover My A.. ”!
TITEL: Brug en beskrivende titel, der giver mening for modtageren
Koder: . Brug koder i titlen som
FYI ( For din info ) – du skal ergo bare læse noget, ikke gøre noget
ACT (Action) – du skal gøre noget aktivt
PROJ # (projekt nummer 21.052.013 ). Dette giver mulighed for hurtig prioritering og brug af reglerne i MS Outlook
KUN ET EMNE PR MAIL : Begræns antallet af emner til ét emne pr . mail. Dermed undgår du alenlange “Ping- pong” mails med 5-10 mindre emner løst i blandet orden, typisk delt med 3-6 modtagere. Og som sendes frem og tilbage mellem dem 20-30 gange
ATTACH : Begræns vedhæftede filer til de relevante , nødvendige filer. Og forklar i mailen, hvad modtageren skal gøre med hver fil. ( Fx ”Læs dette for at finde antallet af biler der produceres i ..”)

En kort , positiv ÅBNING
Et ACTION RESUME : Beskriv formålet med e-mailen , og den præcise handling, du ønsker fra modtageren + modtagerens responstid
BAGGRUNDSINFORMATION : Hvis det er nødvendigt / relevant at tilføje baggrundsinfo ifm. ovenstående, så gør det kort og præcist
Brug gerne bullits og / eller tal. Brug fed og KAPITAL TIL NØGLEORD