Indlæg

Effektive hjemmearbejdsdage – 10 gode råd, der virker

Kender du det? – Næsten ingen telefoner, og slet ingen kolleger, der liiige passerer forbi for at spørge om dette og hint? Den lykke kaldes fx “Hjemmearbejdsdag”

Flere og flere virksomheder lader medarbejdere udnytte hjemmearbejdsdage, og endnu flere overvejer det. Nogle er i tvivl om hvordan de får mest muligt ud af det. Læs med her, hvis du er en af dem – eller del artiklen med dem du kender.

En hjemmearbejdsdag lykkes bedst med en passende forberedelse, så her er 2 x 5 gode råd til hhv. medarbejdere og leder/virksomhed.

Resultatet kan blive en produktiv dag, der giver øget effektivitet og arbejdsglæde, og betyder mindre stress for alle.

5 tip til medarbejderne:

  • Forbered dig på at arbejde hjemme præcis på samme måde, som du forbereder din næste dag på kontoret. Prioriter dine vigtigste arbejdsopgaver først, aftal evt. telefon / skypemøder og husk evt. materialer, du har brug for, eller E-adgang til dem.
  • Fortæl dine kolleger og din leder, hvornår du arbejder hjemmefra. Marker det tydeligt i din kalender / outlook, så alle ved du (kun) kan træffes via mail/tlf/skype.
  • Definér, hvor meget du skal nå på en effektiv arbejdsdag derhjemme, lav en to-do-liste og vurder derefter, hvor meget du nåede og, hvor effektiv din dag var, så alle kan se hvad der virker bedst.
  • Sørg for, at du har et hjemmekontor eller afsnit i dit hjem, hvor du kan arbejde uforstyrret. PS: Hvis du har børn eller familie derhjemme, skal de vide at du arbejder
  • Præcis som på kontoret mindsker du stress ved små pauser og en frokostpause. Tag fx. bare 5 minutter i den friske luft med et glas koldt vand og et stykke frugt.

5 tip til lederne / virksomheden :

  • Kommunikér klart, at både ledere og virksomhed supporter hjemmearbejde, samt konditionerne for hjemmearbejde; omfang, krav, betingelser etc.
  • Hav teknikken i orden, og sørg for at medarbejderen kan tilgå de relevante dokumenter og kolleger via Pc’en hjemmefra.
  • Hav overblik over hvem der arbejder hjemmefra hvornår. Sørg for, at du og din afdeling eller virksomhed altid har medarbejdere nok tilstede til at klare dagens lokale opgaver.
  • Tydeliggør som leder dine klare forventninger til medarbejderen og hans opgaver/performance hjemmefra inkl. en evt. afrapportering.
  • Arranger et virtuelt møde med kollegaen i dagens løb. Evt. som en fast rutine med alle der arbejder hjemmefra på et fast tidspunkt.
  • Lav vidensdeling om hjemmearbejde med faste mellemrum, så resten af organisationen kan lære af dem og alle kan forbedre dem løbende.

Hurtiglæsning fordobler din læsehastighed – mindst!

Se hvordan du øger din egen hastighed her. Jep – det tager 3-4 minutter at læse – du sparer dem bagefter!

Hurtiglæsning giver dig viden hurtigere – så du kan levere varen!

De fleste bruger 1-2 timer om dagen på at læse og læser kun ca. 200 ord i minuttet (det er folkeskolens skyld – den lærte dig ikke andet). Det betyder, at folk bruger cirka 250-500 arbejdstimer årligt på at sidde på deres … mens de ikke producerer …!

En omkostning i løn mv. på ca. 30-50.000 kr / medarbejder – netto! (Gang det selv med antallet af kolleger, der læser 1-2 timer dagligt hos jer!)

Hurtiglæsere bruger blot den halve tid på at læse og resten på at levere resultater

Hurtiglæsere læser ofte over 1.000 ord i minuttet – og bruger en effektiv læseteknik, som du også fleste let kan lære. Det kræver lidt teori og træning og her kommer en introduktion til teorien – så kan du selv træne det (eller kigge forbi mit hurtiglæsningskursus en dag)

Dét er effektiv læsehastighed!

Det er antallet af ord / minut ganget med udbyttet, som du kan bruge eller huske bagefter. Ergo – hvis du læser 2.000 ord / minut – men ikke kan huske noget – batter det ikke. Men når du både øger antallet af ord/minut og tillige forståelsen – får du eksponentielt mere ud af det, fordi den effektive hastighed ganger de to med hinanden! Derfor kan hurtiglæsning give store resultater – hurtigt!

Derfor læser du kun 200 ord / minut!

Folkeskolen lærte dig at udtale og forstå ordene, mens du læste dem højt for klassen. Ergo skulle du læse højt, tydeligt og gerne et ord af gangen. Det tager evigheder, er unødvendigt og skolen har sjældent lært dig ”trin 2”. Derfor hører du ofte din egen stemme i dit hoved stadigvæk – og så længe du ‘læser højt’ – kan du ikke læse hurtigere, end din indre stemme kan udtale ordene. (Det giver ret god mening ikke også?)

Det her bruger du tiden på!

Hver gang du kigger på et ord (læser det) – ”fikserer” øjet på det – som linsen på et kamera. Det tager ca. ¼ sekund hver gang og lidt mere for en gruppe af ord. Derefter koster det ca. et halvt sekund at fordøje dem. Det giver sammenlagt en behandling af 200-250 ord, som langt de fleste ergo “læser” pr. minut i dag.

Din hjerne er bare klogere!

Din hjerne behandler 1000vis af informationer i sekundet! Når du kun føder den sølle 200 ord i minuttet – tænker den på meget andet; To-do lister, weekenden, møder etc … og fokuserer på det, udover teksten! (Derfor har du også læst et stykke i en bog, og bagefter grebet dig i at tænke ”Hvad stod der egentlig der” – og så læse det igen!!

Dét kan du udnytte til at hurtiglæse, ved blot at give hjernen flere ord i minuttet!

Kom op i fart!

Når du ”tvinger” dine øjne til at behandle flere ord / minut – så ”tvinger” du også din hjerne til at koncentrere sig om teksten! Dermed øger du både antal ord / minut OG forståelsen. De to ting styrker hinanden – og derfor kan du få et eksponentielt udbytte af din ”nye” læseteknik.

Resultaterne taler for sig selv

Du kan fx øge antal ord/minut fra 200 til 400 og forståelsen fra 30% til 45%. Det giver en målbar forskel på 200*30% = 60 effektive ord/minut til 300*40% = 120 effektive ord/minut – eller dobbelt så hurtigt – effektivt!

Hurtiglæsning er bare LEAN

Trækker vi en ”billedlig” parallel til noget velkendt, som fx en produktionslinje – så betyder det, at du plukker ét eneste produkt af gangen, og for hver håndfuld produkter, så samler og behandler du dem, før du fortsætter med at plukke ét produkt af gangen igen ned i din ”Kurv” …. Dertil plukker du kun, når du går fra venstre mod højre – mens du går tomhændet tilbage fra højre mod venstre, lige forbi alle produkterne, før du fortsætter med at plukke éet produkt af gangen. Nå ja, og så går du lidt frem og tilbage, roder lidt i kurven, tænker på noget helt tredje og læser forresten etiketten på hvert produkt højt for dig selv!

Dét er jeg sikker på, at du hurtigt ville optimere, hvis du stod for produktionen– enig? Lad mig gætte på, at du fx ville

  • Plukke 2 eller flere produkter af gangen?
  • Undlade at læse etiketten højt, på hvert produkt du plukker
  • Tage en kurv med plads til flere?
  • Samle flere produkter, får du behandlede dem sammen?
  • Plukke begge veje?
  • Plukke fra flere linjer på én gang?
  • Optimere processen uge for uge?  

Det er ret præcist dét, som du gør, når du hurtiglæser!

  • Du læser flere ord af gangen
  • Du sætter hastigheden på ”samlebåndet” op
  • Du læser ikke ordet højt (inde i hovedet)
  • Du samler flere ord, før du behandler dem (eller gør det løbende)
  • Du plukker både fra venstre mod højre og vice versa
  • Du plukker fra flere linjer på én gang
  • Du plukker kun de produkter, som du behøver

Sådan hurtiglæser du (i korte træk)

Sæt hastigheden på ”samlebåndet” op

Du tager en pen/finger/strikkepind/lineal. Den fører du over linjerne i teksten, og tvinger dit blik til at følge den og dens hastighed. Undgå at læse ”tilbage” – men sæt farten ned, når der er noget, du ikke helt forstår.

Stop med at læse etiketten på hvert produkt højt

Du holder op med at læse højt i hovedet (svært). Dels ved først at blive opmærksom på det, så stoppe stemmen i korte – og så i længere og længere perioder. Fx ved at erstatte ordene/stemmen med ‘1-2-3-4’ eller ”hmmmm” – eller tygge tyggegummi – eller læse så hurtigt at stemmen ikke længere kan følge med. (det sidste virker bedst for mig)

Læs flere ord af gangen

Du begynder at ”tage to ord af gangen” – og så 3 – 4 etc etc …

Du læser det, der betyder noget for dig

Du begynder kun at læse ”nøgleord” (hvem, hvad, hvor, hvor meget etc) – og du gør dig klart, hvorfor du læser teksten FØR du læser den!

Du læser evt. teksten to gange

Først skimmer du teksten ultra hurtigt, så du ved hvad den handler om. Eller læser forord, indholdsfortegnelse, summary eller study questions. Så gør du dig klart, hvad du søger i teksten og skimmer den igen med det formål. Nu ved du og blikket præcist hvad du søger – og finder det ergo målrettet og effektivt.

Du breder blikket ud over flere linjer

De begynder at lade blikket brede sig over flere linjer i højden, mens du søger og tjekker dine nøgleinformationer. Du læser ergo ikke længere ord for ord – men tager essensen, mens det perifere syn sørger for resten.

Du ”læser” også på vej tilbage

Jep – grækerne gjorde det allerede for mange år siden og det kaldtes “Boustrophedon”

Start med den teknik, du synes virker bedst for dig. Derefter øver du dig i teknikkerne, én af gangen – og breder efterhånden “læsefeltet” ud lodret og vandret, når din rutine stiger.

Apps til hurtiglæsning.

Du kan træne dig med flere apps/programmer – her er to jeg typisk anbefaler

“Quickreader”

Quickreader træner dig i at læse præcist som beskrevet ovenfor. Du kan justere kurvens størrelse og hastighed etc.

“Spritz” (på nettet) eller ”ReadMe” på mobilen

Rapid Serial Visual Presentation (RSVP) er en metode, som jeg først mødte i en app i 90’erne fra USA’s militær. App’en viser et ord af gangen, lynhurtigt, og du skal kun kigge ET sted hen. Du justerer blot hvor hurtigt skærmen viser dig ordene.

Link, så du kan prøve “spritz” på din PC (ekstern side)

Virker hurtiglæsning?

Indrømmet – hurtiglæsning kræver tilvænning. Vi taler om at ændre den læseteknik, som du lærte da du var seks år – og trænede 20-60 minutter dagligt de først mange år i skolen! Tænk på, hvor meget det kræver i tankevirksomhed i starten, hvis du har prøvet at køre en venstrestyret bil! Men det kan helt sikkert lade sig gøre for langt de fleste og ja, det virker. (test det selv på X antal tests på nettet).

Kan du huske det læste?

Som tommelfingerregel, husker du ting, når du bearbejder dem tre gange. (derfor duer sidste øjebliks eksamenslæsning dagen efter, men ikke året efter)

Læs teksten og lav gerne noter. Genopfrisk den efter 1 dag, 1 uge og 1 måned. Så flyttes den til langtidshukommelsen (Spørg hjerneforskerne hvordan) – så kan du huske den længe! (permanent).

Duer hurtiglæsning til alt?

Bevares – der er ting, som hurtiglæsning ikke egner sig godt til!

–      Poesi – kræver refleksion, som tager tid og følelser

–      Kontrakter – her står det vigtigste ofte mellem linjerne!

–      Ukendt stof – kræver omtanke og refleksion – som tager tid udover læsningen.

Jeg har også erfaret, efter at have undervist i det i 10-15 år, at ca 10% af befolkningen /deltagerne ikke umiddelbart tager hurtiglæsning til sig. Jeg har talt med mange, øjenspecialister etc og researchet en del – uden at finde et svar på hvorfor. Hvis du er blandt de 10% – undskyld – man kan ikke vinde hver gang.

Men er du blandt de 90% .. kan du mere end fordoble din effektive læsehastighed og bruge din tid på at levere resultater i resten af tiden, baseret på din nye viden.

Mit bud er … hurtiglæsning er det værd!

Få ting gjort om FREDAGEN!

Få ting gjort om fredagen!

Kender du dem, der bare skal have fredagen overstået, så det kan blive weekend? Og kører hjem med halvdårlig samvittighed, tænkende på alt det, som de ikke nåede? Så send dem dette opslag med fem hurtige fif

Fredagen kan sagtens blive den dag, der sikrer dig en god weekend og en bedre efterfølgende uge. Det klarer du (ham/hende du kender) bl.a. sådan her:

A) Start med at lægge dagens realistiske plan (før du tjekker mail)

  • Vurder de opgaver du SKAL nå
  • Vurder de opgaver der LIGGER UD OVER DEM
  • Sæt realistisk tid på hver af dem, og prioriter det, du kan nå, før du går hjem. Træk 20% fra til det uforudsete og brief/uddeleger/planlæg ny tid til det, du ved, du ikke når.

B) Tjek mail – er der er ting, som BÅDE er VIGTIGE og HASTER, så gå til punkt A)

  • Start med det VIGTIGSTE FØRST – så du får klaret de ting, der virkelig betyder noget først – mens du er frisk og før forstyrrelserne kommer. Tænk på, at alle dem, der ikke gør A) B) og C) kommer til at spørge alle på stedet om hjælp sidst på dagen… gerne tilsat alt fra panik til bøn og en forklaring om alt fra børn til virksomhedens overlevelse…
  • Dermed er du stort set allerede nu sikker på at kunne tage på weekend senere, med følelsen af at have udrettet noget, der gjorde en forskel.
  • Tip: Hvis opgaven virker uoverkommelig – så aftal med dig selv, at du i hvert fald bruger bare 10 minutter koncentreret på den. Odds er, når du har gjort det, flyder resten af sig selv – og hvis ikke – har du sat tankerne i gang om opgaven, hvilket fortsætter ubevidst.
  • Svar alt, der tager max. 5 minutter, afvis alt du kan med hård venlighed og sæt resten i kalenderen eller på to-do-listen

C) Send vigtige mails med forskudt forsendelse, når du ønsker kvalitetssvar – eller ring!

D) ARBEJD EFFEKTIVT & KONCENTRERET!

  • Tag et støjdæmpende headset på / bed kollegerne om ro til at få gjort XYZ – evt. i et bestemt tidsrum
  • Luk din Outlook
  • Sig venligt ”Nej” til flere – medmindre du arbejder i support.

F) Før du går hjem – lav en hurtig top tre i kalenderen over dine første tre prioriteter mandag morgen

  • Dermed er du allerede igang med A) for mandagen
  • Dermed kan din hjerne arbejde ubevidst med tingene for dig

Sådan – tag hjem med god samvittighed, drik en kop kaffe på vejen og glæd dig til en GOD WEEKEND

Søren

 

Hvornår åbner du bedst din e-mail?

3 gode råd om hvornår du bedst åbner e-mail:

Start aldrig dagen med at åbne indbakken! Lav først din to-do-liste eller plan for dagen og åben derefter indbakken, fordi:

  • Indbakken er fuld af opgaver
  • Indbakken er fuld af haste opgaver
  • Indbakken er fuld af små-opgaver,d er føles rare at lave og få ud af verden
  • Indbakken er fuld af ligegyldige nyhedsbreve

ALLE SAMMEN TING DER FJERNER DIN TID OG FOKUS FRA DINE EGNE, VIGTIGE PRIORITETER

Dermed ikke sagt de ikke skal laves eller læses ( de fleste af dem ), blot  i en prioriteret rækkefølge. ( Medmindre der står enten “bygningen brænder” eller “Du er fyret!” Så rykker du straks!

I øvrigt, hvis noget “haster” i en mail og du ikke svarer, så ringer afsenderen til dig – tro mig

Start aldrig dagen

  • Indbakken er fuld af opgaver, andre lige skal have ud af døren før de gik. Nu ER de gået, og ergo kan du ikke ringe til dem for at spørge ind til opgaven hvis den er uklar ( og det er den ofte)
    • Du risikerer ergo at lave noget forkert
    • Du risikerer ikke at kunne lave noget, men til gengæld stresse over det
    • Du kan ikke “ringe til en ven” for de er typisk også gået nu

  • Indbakken er fuld af “rare” tidrøvere, der føles godt at få fra hånden, og enten intet batter, eller fjerner fokus fra dine vigtige opgaver
  • Det tager tid og fokus hver gang du kigger i den, også selvom du intet gør ved tingene i den omgående
  • Du ved du er bedst under (lidt) pres, så afsæt fx 30 minutter, 3 x om dagen og ordn al mail der.
    • under 5 minutter, gør det med det sammen
    • over 5 minutter
      • Ind i MS Outlook / Notes
      • Ind i din kalender
      • Svar til afsender om hvornår han kan forvente opgaven løst ( eller send afslag )
    • Uklar opgave, ring til afsender og få det klaret af