Indlæg

Persontyper og møder: BLÅ

Når du skal holde møder, så kender du fx sikkert flere typer (der sjældent ændrer adfærd)

  • Dem, der altid kommer til tiden – og dem, der aldrig gør
  • Dem, der altid tager ordet – og dem, der aldrig gør
  • Dem, der siger noget, når de har overvejet det nøje – og dem, der bare snakker
  • Dem, der taber hovedet ind i mellem, og dem, der gyder olie på vandene
  • Dem, for hvem en aftale er en præcis aftale – og dem, for hvem, det bare er en hensigtserklæring i momentet.

Ud fra fx diverse modeller om persontyper, kommer her en række tips, tricks og råd, til hvordan du kan tackle dine mødedeltagere bedre.

Blå persontype: Mogens Lykketoft-typen (researchere, analytikere, specialister)

Utvetydige, formelle, velfunderede analytiske og præcise mennesker, som vil drives af at nå, eller hjælpe dig til at nå konkrete resultater.  Så snart disse er nået – vil de næppe fejre dem, men typisk og måske koldt/kynisk straks kigge fremad mod næste opgave og analyse. “Der er jo ingen grund til at gå over gevind med hverken vin, kvinder og sang, der er jo flere ting på listen er skal udrettes ikke også?”

Nogle vil kalde disse for “detaljens mestre” eller “perfektionens præster” – der kun forlader sig på faktuelle beviser, skriftlige bekræftelser og at se handling tale tydeligere end ord.

Tip om møder:

Send altid agenda før mødet og gennemfør den systematisk. Gælder også tlf-møder.

Blå har det bedst som velforberedt, og en god forberedelse kræver både research og analyse, samt tid til at læse op før mødet.

Kom til tiden, start og slut til tiden.

Hvis det er et længere møde, så referer til agendaen under mødet, så alt går efter planen.

Afgiv præcise informationer inkl. detaljer – og undgå for enhver pris gætterier og optimistiske estimater

Giv om muligt blå tid til selv at analysere dataene, og bed så gerne om blå’s konklusion og evt anbefaling.

Blå vil helst ikke træffe en beslutning på stedet. Han/hun vil typisk gerne analysere og perfektionere og har ofte brug for lidt betænkningstid

Hold dig først og fremmest til agenda og forretning, får du eventuelt går i dialog om noget personligt. (Der typisk kan have “Nørd”-karakter, ment på den venlige måde )

Noter konklusionen og send den, så blå har den fulde dokumentation. – gerne med links eller attachments, der tilbyder yderligere information

 

Persontyper og møder : GUL

Når du skal holde møder, så kender du fx sikkert flere typer (der sjældent ændrer adfærd)

  • Dem, der altid kommer til tiden – og dem, der aldrig gør
  • Dem der altid tager ordet – og dem, der aldrig gør
  • Dem der siger noget, når de har overvejet det nøje – og dem, der bare snakker
  • Dem der taber hovedet ind i mellem, og dem, der gyder olie på vandene
  • Der, for hvem en aftale er en præcis aftale – og dem, for hvem, det bare er en hensigtserklæring i momentet.

Ud fra fx diverse modeller om persontyper, kommer her en række tips, tricks og råd, til hvordan du kan tackler dine mødedeltagere bedre.

Gul persontype: Kurt Thorsen, Nicklas Bendtner-typer ( Sælgere, entertainere & idemagere )

Entusiastiske, overbevisende, dynamiske, festlige mennesker – der altid er i godt humør og altid mener alt kan lade sig gøre. Nogle gange helt og aldeles uden hverken plan eller belæg for at mene det

De gule skal naturligvis have en mængde opmuntring og anerkendelse, og deres humør er ofte ligefrem proportionalt med deres resultater. Ergo går det godt skal de roses og anerkendes for disse og går det mindre godt roses og anerkendes for at gøre en indsats, og hjælpes på en måde der betyder, at gul selv stadig er både mesteren og stjernen på holdet (men ikke nødvendigvis chefen)

Tip om møder:

En agenda er ikke nødvendig for at gul har et godt møde – der er altid en grund til at snakke sammen, og gul har altid noget at sige.

Hvis du kommer eller ringer som en overraskelse er det fint – især hvis du har kage med :)

Tid er et flydende begreb for gul og der er altid mere af det hvor det kom fra. om mødet starter eller slutter til tiden er ikke vigtigt

Agenda er ikke vigtig – selv hvis der er en, er det jo bare et udgangspunkt for en god snak for gul

Giv gul tid og plads til at snakke og fortælle – gerne om noget gul har gennemført siden sidst.

Ros og anerkend gul for hans store engagement og indsats – og evt resultater

Gul kan ofte let overbevises til at sige ja til hvad som helst på stedet. Det svære er at få ham til at lade handling følge ord, hvilket kræver løbende opfølgning ( og ofte endnu mere anderkendelse og kage!)

Tal ofte/altid personlige forhold – udover forretningen. Husk fritidsinteresser, familie, fodboldhold osv osv som gul kan lide

Sørg altid for at gul og guls image kommer positivt ud af en dialog og diskussion. Lad om muligt gul vinde alle de diskussioner du kan.

Noter konklusionen og tilbyd at sende den, så alle har samme dokumentation. ( I givet fald I er uenige, vil det være det eneste der måske (!) kan få gul til at indrømme en fejl fra hans side.) Hjælp gul og dig selv ved at følge venligt op løbende.

Sådan skriver du den effektive e-mail

Effektivitet og e-mails hænger sammen. Får du fx 100vis af in-effektive e-mails der æder din tid og din personlige effektivitet?

Læs denne guide, der trin for trin gør E-mails effektive – og betyder mere tid til resultater, der tæller

A : TÆNK FØR DU SKRIVER :

  • Har du virkelig brug for at sende denne e -mail? Hvis ikke, glem det!
  • Kender du det præcise resultat , du ønsker at opnå med e -mailen? Hvis ikke, find ud af det!
  • Har du alle de nødvendige oplysninger til at sende mailen ? Hvis ikke, Skaf dem!
  • Er du i en følelsesmæssig tilstand som fx sur, vred, ked af det osv.? Skriv mailen senere eller ring!

B: Udnyt OVERSKRIFTEN på e-mailen

  • Udnyt  header / titel / til / cc / bcc
  • MÅLRET e-mailen ved at vælge , hvem der er på to: / cc / bcc :
  • TO:  Dem der skal GØRE noget
  • CC:  dem der skal VIDE noget
  • BCC : Ingen – er spild af tid og typisk bare ”Cover My A.. ”!
  • TITEL: Brug en beskrivende titel, der giver mening for modtageren
  • Koder: . Brug koder i titlen som
  • FYI ( For din info ) – du skal ergo bare læse noget, ikke gøre noget
  • ACT (Action) – du skal gøre noget aktivt
  • PROJ # (projekt nummer 21.052.013 ). Dette giver mulighed for hurtig prioritering og brug af reglerne i MS Outlook
  • KUN ET EMNE PR MAIL : Begræns antallet af emner til ét emne pr . mail. Dermed undgår du alenlange “Ping- pong” mails med 5-10 mindre emner løst i blandet orden, typisk delt med 3-6 modtagere. Og som sendes frem og tilbage mellem dem 20-30 gange
  • ATTACH : Begræns vedhæftede filer til de relevante , nødvendige filer. Og forklar i mailen, hvad modtageren skal gøre med hver fil. ( Fx ”Læs dette for at finde antallet af biler der produceres i ..”)

C: INDHOLDET – skrives i et professionel, positivt sprog.

  • En kort , positiv ÅBNING
  • Et ACTION RESUME : Beskriv formålet med e-mailen , og den præcise handling, du ønsker fra modtageren + modtagerens responstid
  • BAGGRUNDSINFORMATION : Hvis det er nødvendigt / relevant at tilføje baggrundsinfo ifm. ovenstående, så gør det kort og præcist
  • Brug gerne bullits og / eller tal. Brug fed og KAPITAL TIL NØGLEORD

D: AFSLUT mailen

  • NÆSTE SKRIDT : skriv konkret hvad er det næste skridt nu
  • POSITIV HILSEN: Afslut mailen med en positiv hilsen
  • AUTO SIGNATUR: Brug MS OUTLOOKs auto-signatu