Indlæg

Hvornår åbner du bedst din e-mail?

3 gode råd om hvornår du bedst åbner e-mail:

Start aldrig dagen med at åbne indbakken! Lav først din to-do-liste eller plan for dagen og åben derefter indbakken, fordi:

  • Indbakken er fuld af opgaver
  • Indbakken er fuld af haste opgaver
  • Indbakken er fuld af små-opgaver,d er føles rare at lave og få ud af verden
  • Indbakken er fuld af ligegyldige nyhedsbreve

ALLE SAMMEN TING DER FJERNER DIN TID OG FOKUS FRA DINE EGNE, VIGTIGE PRIORITETER

Dermed ikke sagt de ikke skal laves eller læses ( de fleste af dem ), blot  i en prioriteret rækkefølge. ( Medmindre der står enten “bygningen brænder” eller “Du er fyret!” Så rykker du straks!

I øvrigt, hvis noget “haster” i en mail og du ikke svarer, så ringer afsenderen til dig – tro mig

Start aldrig dagen

  • Indbakken er fuld af opgaver, andre lige skal have ud af døren før de gik. Nu ER de gået, og ergo kan du ikke ringe til dem for at spørge ind til opgaven hvis den er uklar ( og det er den ofte)
    • Du risikerer ergo at lave noget forkert
    • Du risikerer ikke at kunne lave noget, men til gengæld stresse over det
    • Du kan ikke “ringe til en ven” for de er typisk også gået nu

  • Indbakken er fuld af “rare” tidrøvere, der føles godt at få fra hånden, og enten intet batter, eller fjerner fokus fra dine vigtige opgaver
  • Det tager tid og fokus hver gang du kigger i den, også selvom du intet gør ved tingene i den omgående
  • Du ved du er bedst under (lidt) pres, så afsæt fx 30 minutter, 3 x om dagen og ordn al mail der.
    • under 5 minutter, gør det med det sammen
    • over 5 minutter
      • Ind i MS Outlook / Notes
      • Ind i din kalender
      • Svar til afsender om hvornår han kan forvente opgaven løst ( eller send afslag )
    • Uklar opgave, ring til afsender og få det klaret af

7 små tip der øger din personlige effektivitet

7 små tip om personlig effektivitet

Afbrydelser koster

Du kender det næppe selv – men mange oplever af de konstante afbrydelser fra SMS’er, mails, messenger, telefonopkald mv., som tager en del af deres koncentration og fokus på jobbet. Faktisk koster disse forstyrrelser dig og din virksomhed ca. 1/3 af arbejdsdagen… en tredjedel!

70 spildte arbejdsdage

Det betyder konkret, at medarbejdere og virksomheder spilder millioner i tabt arbejdstid, fordi medarbejderne (ikke dig naturligvis) forstyrres, fjerner fokus fra opgaven, skal omstille sig og dermed er uproduktive så længe. Faktisk svarer det til ca. 70 arbejdsdage / år – HALVFJERDS! Prøv at gange det om til 3 måneders løn inkl. ATP, kontor, bil! .. Og ikke bare for 1 medarbejder, men for hele virksomheden!

Til info bruges resten således: ca. 25 procent går til produktivt arbejde, 15 procent til research, 20 procent til møder og 10 procent til at tænke sig om (Kilde : Basex research, for Xerox).

Der er altså en hel del tid at hente “gratis”! Alle kan øge deres effektivitet og få flere resultater eller gå tidligere hjem, når tiden udnyttes bedre:

Her er 7 praktiske tip, der gør dig mere effektiv:

  1. Mail : Fjern mail-pop-up’en i outlook i skærmens højre hjørne ( dette gøres i outlook-indstillinger)
  2. Mail/SMS : Sæt tid i kalenderen til mail 3 x dagligt kl 9, 12 og 1530 hvor du behandler mail i 15-30 minutter. Læs her
  3. Messenger : Sæt messenger på “ikke til stede” eller “optaget” når du er optaget – og besvar den ikke medmindre der står “bygningen brænder”
  4. Fokuser : Aftal 1-2 timers fokus-tid dagligt, hvor du ikke forstyrres og fx har headset på, eller går et andet sted hen ( på skift med kollegerne). Benyt evt “noise-cancelling headset” der virker med din telefon – læs her
  5. Prioriter : Læg en dagsplan før du åbner Outlook og dens nye opgaver, så kan du bedre prioritere, planlægge og sige ja eller nej.
  6. Sig pænt nej til de fleste afbrydelser og referer til dine opgaver og prioriteter, så falder frekvensen af afbrydelser over tid. læs her
  7. Tlf : Sæt din tlf på lydløs eller “forstyr-ikke” på Iphonen, så går kun udvalgte opkald fra fx chefen eller andre igennem).

effektivitet på jobbet

mail