Indlæg

Effektiviser kontoret i 5 “LEAN” trin

Kender du det med papirbunker på bordet og kontoret…på gulvet endda ???

Papir tiltrækker papir .. og har du først en bunke er det alt for let at lægge mere oveni bunken. Du kan jo ikke se forskel alligevel, vel ? :D

Research viser at har du rod på kontoret spilder du mellem 20 og 60 minutter om dagen med at lede efter ting på dit kontor … jeg gentager mellem 20 og 60 minutter, hvor du intet producerer men bare leder … efter dine egne papirer…

Maximalt producerer du blot vrede og frustration .. måske endda tilsat stress, fordi du lige står og mangler det papir nu .. naturligvis ikke noget der sker for dig vel? .. men evt for nogen du kender ???

Hvis det er tilfældet og du gerne vil have mere overblik og mindre tid, så organiser kontoret og ryd bordet.

Du kan bruge 5S principperne fra LEAN og jeg LOVER dig du vil finde mere tid, have mere overblik og altid kunne finde dine nøgler, pas, papirer og andre vigtige ting til hver en tid …

1. Sorter / smid ud /send til arkiv

  1. alt du ikke bruger
  2. alt du kan finde kopier af ( på nettet )
  3. alt du ikke har brugt i X måneder
  4. alt loven ikke kræver længere
  5. alt der ikke er kundefiler

2. Systematiser kontoret

  1. Hav eller lav et system over hvor og hvornår ting placeres eller arkiveres
    1. Match det med din brugs-frekvens; altså jo oftere du bruger det, des tættere står det på dig
    2. Telefonen er ergo helt tæt på, mens “Kraks lovsamling” står på nederste hylde ( medmindre du er jurist)
  2. Brug tydelige, letlæselige labels på mapper, hylder mv. så det går let og hurtigt at sætte ting på plads
    1. Brug evt farvekoder ( orange mapper = inspiration, brune mapper = administration etc )
  3. Sæt dine ting (dem der er tilbage) på rette plads

3. Systematisk rengøring på kontoret

  1. Gennemgå fx ugentlig alle mapper og hylder og saml/grupper ting der hører sammen
    1. Dette gør du løbende, og du vil finde mere og mere du kan smide ud / arkivere
    2. Du vil også finde ud af det går lettere og hurtigere hver gang
    3. Du vil også konstatere at hverken du eller andre døde fordi du smed noget ud

4. Standardiser kontoret

  1. Del standarden med andre, således alle på kontoret ( eller hjemme ) bruger samme system. Dermed kan kollegerne også finde ting på kontoret når du ikke er der selv, og dermed hjælpe alle.
  2. Benyt også gerne dine standarder på mail og Outlook, så alle mapper både fysiske og elektroniske har samme navne og farvekoder
  3. Lav faste pladser / regler for hvornår der mangler nyt/mere af fx papir etc ( Kanban princip )

5. Selvdisciplin på kontoret

  1. Sæt 5S tid ind i kalenderen, enten 5 minutter hver eftermiddag eller 15 min. hver fredag til at rydde op