Indlæg

Sådan skriver du den effektive e-mail

Effektivitet og e-mails hænger sammen. Får du fx 100vis af in-effektive e-mails der æder din tid og din personlige effektivitet?

Læs denne guide, der trin for trin gør E-mails effektive – og betyder mere tid til resultater, der tæller

A : TÆNK FØR DU SKRIVER :

  • Har du virkelig brug for at sende denne e -mail? Hvis ikke, glem det!
  • Kender du det præcise resultat , du ønsker at opnå med e -mailen? Hvis ikke, find ud af det!
  • Har du alle de nødvendige oplysninger til at sende mailen ? Hvis ikke, Skaf dem!
  • Er du i en følelsesmæssig tilstand som fx sur, vred, ked af det osv.? Skriv mailen senere eller ring!

B: Udnyt OVERSKRIFTEN på e-mailen

  • Udnyt  header / titel / til / cc / bcc
  • MÅLRET e-mailen ved at vælge , hvem der er på to: / cc / bcc :
  • TO:  Dem der skal GØRE noget
  • CC:  dem der skal VIDE noget
  • BCC : Ingen – er spild af tid og typisk bare ”Cover My A.. ”!
  • TITEL: Brug en beskrivende titel, der giver mening for modtageren
  • Koder: . Brug koder i titlen som
  • FYI ( For din info ) – du skal ergo bare læse noget, ikke gøre noget
  • ACT (Action) – du skal gøre noget aktivt
  • PROJ # (projekt nummer 21.052.013 ). Dette giver mulighed for hurtig prioritering og brug af reglerne i MS Outlook
  • KUN ET EMNE PR MAIL : Begræns antallet af emner til ét emne pr . mail. Dermed undgår du alenlange “Ping- pong” mails med 5-10 mindre emner løst i blandet orden, typisk delt med 3-6 modtagere. Og som sendes frem og tilbage mellem dem 20-30 gange
  • ATTACH : Begræns vedhæftede filer til de relevante , nødvendige filer. Og forklar i mailen, hvad modtageren skal gøre med hver fil. ( Fx ”Læs dette for at finde antallet af biler der produceres i ..”)

C: INDHOLDET – skrives i et professionel, positivt sprog.

  • En kort , positiv ÅBNING
  • Et ACTION RESUME : Beskriv formålet med e-mailen , og den præcise handling, du ønsker fra modtageren + modtagerens responstid
  • BAGGRUNDSINFORMATION : Hvis det er nødvendigt / relevant at tilføje baggrundsinfo ifm. ovenstående, så gør det kort og præcist
  • Brug gerne bullits og / eller tal. Brug fed og KAPITAL TIL NØGLEORD

D: AFSLUT mailen

  • NÆSTE SKRIDT : skriv konkret hvad er det næste skridt nu
  • POSITIV HILSEN: Afslut mailen med en positiv hilsen
  • AUTO SIGNATUR: Brug MS OUTLOOKs auto-signatu

Effektive hjemmearbejdsdage – 10 gode råd, der virker

Kender du det? – Næsten ingen telefoner, og slet ingen kolleger, der liiige passerer forbi for at spørge om dette og hint? Den lykke kaldes fx “Hjemmearbejdsdag”

Flere og flere virksomheder lader medarbejdere udnytte hjemmearbejdsdage, og endnu flere overvejer det. Nogle er i tvivl om hvordan de får mest muligt ud af det. Læs med her, hvis du er en af dem – eller del artiklen med dem du kender.

En hjemmearbejdsdag lykkes bedst med en passende forberedelse, så her er 2 x 5 gode råd til hhv. medarbejdere og leder/virksomhed.

Resultatet kan blive en produktiv dag, der giver øget effektivitet og arbejdsglæde, og betyder mindre stress for alle.

5 tip til medarbejderne:

  • Forbered dig på at arbejde hjemme præcis på samme måde, som du forbereder din næste dag på kontoret. Prioriter dine vigtigste arbejdsopgaver først, aftal evt. telefon / skypemøder og husk evt. materialer, du har brug for, eller E-adgang til dem.
  • Fortæl dine kolleger og din leder, hvornår du arbejder hjemmefra. Marker det tydeligt i din kalender / outlook, så alle ved du (kun) kan træffes via mail/tlf/skype.
  • Definér, hvor meget du skal nå på en effektiv arbejdsdag derhjemme, lav en to-do-liste og vurder derefter, hvor meget du nåede og, hvor effektiv din dag var, så alle kan se hvad der virker bedst.
  • Sørg for, at du har et hjemmekontor eller afsnit i dit hjem, hvor du kan arbejde uforstyrret. PS: Hvis du har børn eller familie derhjemme, skal de vide at du arbejder
  • Præcis som på kontoret mindsker du stress ved små pauser og en frokostpause. Tag fx. bare 5 minutter i den friske luft med et glas koldt vand og et stykke frugt.

5 tip til lederne / virksomheden :

  • Kommunikér klart, at både ledere og virksomhed supporter hjemmearbejde, samt konditionerne for hjemmearbejde; omfang, krav, betingelser etc.
  • Hav teknikken i orden, og sørg for at medarbejderen kan tilgå de relevante dokumenter og kolleger via Pc’en hjemmefra.
  • Hav overblik over hvem der arbejder hjemmefra hvornår. Sørg for, at du og din afdeling eller virksomhed altid har medarbejdere nok tilstede til at klare dagens lokale opgaver.
  • Tydeliggør som leder dine klare forventninger til medarbejderen og hans opgaver/performance hjemmefra inkl. en evt. afrapportering.
  • Arranger et virtuelt møde med kollegaen i dagens løb. Evt. som en fast rutine med alle der arbejder hjemmefra på et fast tidspunkt.
  • Lav vidensdeling om hjemmearbejde med faste mellemrum, så resten af organisationen kan lære af dem og alle kan forbedre dem løbende.