Indlæg

Sådan skriver du den effektive e-mail

Effektivitet og e-mails hænger sammen. Får du fx 100vis af in-effektive e-mails der æder din tid og din personlige effektivitet?

Læs denne guide, der trin for trin gør E-mails effektive – og betyder mere tid til resultater, der tæller

A : TÆNK FØR DU SKRIVER :

  • Har du virkelig brug for at sende denne e -mail? Hvis ikke, glem det!
  • Kender du det præcise resultat , du ønsker at opnå med e -mailen? Hvis ikke, find ud af det!
  • Har du alle de nødvendige oplysninger til at sende mailen ? Hvis ikke, Skaf dem!
  • Er du i en følelsesmæssig tilstand som fx sur, vred, ked af det osv.? Skriv mailen senere eller ring!

B: Udnyt OVERSKRIFTEN på e-mailen

  • Udnyt  header / titel / til / cc / bcc
  • MÅLRET e-mailen ved at vælge , hvem der er på to: / cc / bcc :
  • TO:  Dem der skal GØRE noget
  • CC:  dem der skal VIDE noget
  • BCC : Ingen – er spild af tid og typisk bare ”Cover My A.. ”!
  • TITEL: Brug en beskrivende titel, der giver mening for modtageren
  • Koder: . Brug koder i titlen som
  • FYI ( For din info ) – du skal ergo bare læse noget, ikke gøre noget
  • ACT (Action) – du skal gøre noget aktivt
  • PROJ # (projekt nummer 21.052.013 ). Dette giver mulighed for hurtig prioritering og brug af reglerne i MS Outlook
  • KUN ET EMNE PR MAIL : Begræns antallet af emner til ét emne pr . mail. Dermed undgår du alenlange “Ping- pong” mails med 5-10 mindre emner løst i blandet orden, typisk delt med 3-6 modtagere. Og som sendes frem og tilbage mellem dem 20-30 gange
  • ATTACH : Begræns vedhæftede filer til de relevante , nødvendige filer. Og forklar i mailen, hvad modtageren skal gøre med hver fil. ( Fx ”Læs dette for at finde antallet af biler der produceres i ..”)

C: INDHOLDET – skrives i et professionel, positivt sprog.

  • En kort , positiv ÅBNING
  • Et ACTION RESUME : Beskriv formålet med e-mailen , og den præcise handling, du ønsker fra modtageren + modtagerens responstid
  • BAGGRUNDSINFORMATION : Hvis det er nødvendigt / relevant at tilføje baggrundsinfo ifm. ovenstående, så gør det kort og præcist
  • Brug gerne bullits og / eller tal. Brug fed og KAPITAL TIL NØGLEORD

D: AFSLUT mailen

  • NÆSTE SKRIDT : skriv konkret hvad er det næste skridt nu
  • POSITIV HILSEN: Afslut mailen med en positiv hilsen
  • AUTO SIGNATUR: Brug MS OUTLOOKs auto-signatu

Effektiv modtagelse af mail

Sådan modtager du e-mail effektivt

Mennesker er mest effektive, når de arbejder koncentreret i “klumper” af tid. Altså korte eller lange perioder, hvor du koncentrerer dig og kun laver een ting af gangen. (“Multitasking” er en uopnåelig drøm, der har været talt om i årtier nu, og til dato har ingen vist, det fungerer i praksis.)

Grupper  din tid og opgaver

Det betyder når du gerne vil være effektiv, så er det effektivt at gruppere dine ting, og afsætte “X” antal “klumper” af tid til hver af disse grupper. Det kan fx. være at læse eller behandle e-mail 3 gange om dagen i 30 minutter af gangen.

Her er en række effektive tip – vælg dem, der passer dig bedst, og test dem allerede i dag.

  • Fjern “Pop-up” funktionen, der stjæler minimum 1 minuts koncentration hver gang
  • Afsæt 3 x 30 minutter dagligt til mail. fx kl. 9-12 og 16
    • Vurder selv tidsrum der matcher dine arbejds-peaks gennem dagen
    • Orienter indledningsvist kolleger. Evt via et “auto-reply” i stil med nedenstående :”Kære kollega, for at arbejde så effektivt som muligt med at skabe resultater for FIRMA og vore kunder, læser jeg mail dagligt 3 gange. kl 9, 12 og 16. Du kan således forvente svar senest 24 timer fra nu, og evt før. Hvis du har noget der haster, og absolut ikke kan vente, beder jeg dig ringe på tlf xx xx xx xx. Bedste hilsner John Doe
  • Benyt “auto sortering/regler” i dit mailprogram til at kategorisere al mail med
    • Her er fx link, der beskriver hvordan du gør det i Google mail
    • Her er et link der viser hvordan du gør i det i MS Outlook
  • Benyt samme funktion til at fjerne al spam o.l.
    • Nogle gange, vil et forsøg på at afmelde spam, blot fortælle spammeren at der er en “live” adresse i enden af denne mail. Med det resultat du nu kommer på en særlig liste hos spammeren, der får endnu mere spam (!!!)
  • Sæt “auto-svar” på, når du er optaget eller væk en dag eller mere. Se her i outlook
  • Træk og slip e-mails direkte ind i din kalender eller to-do liste/task manager. Dermed har du al information samlet straks ( afsender, indhold mv) og behøver ikke copy-paste / skrive noget.

Bliv effektiv første dag efter ferien

Sådan bliver du effektiv første dag efter ferien

Op til 25% af medarbejderne mener, de vender tilbage fra ferien – til jobbet – trætte, ugidelige og langt fra effektive!

Hvis (dine) skolebørn kom tilbage fra ferien med den udtalelse, ville du så give dem 2-3 uger til at komme op i ”et-eller-andet” gear igen?  Et par uger, hvor de kun skulle lave nogle af lektierne etc? Eller ville du forvente de leverede med det samme ovenpå ferien?

Ville Tour De France teams sætte rytterne i gang på etaperne med et bud om at tage den med ro den første uges tid og komme ind i kampen, når de selv syntes? – Med et håb / behov om, at de så kunne indhente det tabte i de sidste 2 uger, med maximalt pres hver dag?!

Mange stress eksperters bud, om at give medarbejdere fred og tid til at ”komme op i gear” over en periode, holder ikke. Du ville næppe lade dine egne børn gøre det, og derfor heller ikke en moderne medarbejder. ( jeg formoder heller ikke medarbejderen vil nøjes med 2/3 af lønnen den første måned, hvorfor begge parter skylder at hjælpe hinanden på rette vej med lidt ferieplanlægning med fokus på dag 1 efter ferien)

Det handler om at komme hurtigt op i gear

Tricket er fx inden ferien, at få lagt en plan for det, du skal når du kommer tilbage, hvilke mål der skal nås i 3. kvartal eller 2. halvår. Og få ryddet skrivebordet, før du går, så alt er parat til at komme godt i gang dag 1 efter ferien.

Ryd skrivebordet og gør klar til at arbejde effektivt igen

Benyt ”Eisenhower matrix”-princippet (google det, eller check youtube). Der prioriterer du omgående mail / opgaver etc efter haster / vigtigt, UDEN at arbejde på det.

Du kan se 2 minutter om Eisenhowers matrix og princip her

Mail : sorter alle e-mails og opgaver

  • Er det ikke vigtigt for dig eller virksomheden – tryk DELETE
  • Tager det under 30 sekunder; Gør det straks
  • Tager det over 30 sekunder : Sæt opgaven i din Outlook kalender eller opgaveliste, og besvar ”opgavestilleren” hvornår han kan forvente opgaven løst.

Del oplevelserne på én gang

Hold en god frokostpause med kollegerne, hvor I kan udveksle hvordan ferien er gået i fællesskab alle på én gang. Dermed kan alle dele de gode oplevelser sammen, i stedet for at pendle rundt på kontorerne og fortælle dem en 3-4 gange til andre, der netop er i gang med at få arbejdet fra hånden.

Prioriter med din leder

Afstem hurtigt den kommende periodes mål, deadline og opgaver med din leder. Der kan være sket ting i ferien, der betyder ændringer for dig, eller dem du skal levere til internt og eksternt. Du skal jo kun lave og levere det der tæller, og statistik viser at medarbejdere spilder op til 50% af arbejdstiden på projekter og indsatser der intet betyder.

Bordet er ryddet, opgaverne er prioriterede og i kalenderen.

Nu går du i gang med at arbejde, kommer dermed hurtigt op i gear, og får effektivt noget fra hånden der betyder noget. Det vil føles godt, og du får hurtigere bugt med bunkerne.

Det der stresser andre er jo ikke det, som de får gjort, men netop det som de ikke får gjort eller når – Dem om det… Hav god ferie med god samvittighed og ro i sindet

effektiv ferieplanlægning