Indlæg

Persontyper og møder: GRØN

Når du skal holde møder, så kender du fx sikkert flere typer (der sjældent ændrer adfærd)

  • Dem, der altid kommer til tiden – og dem, der aldrig gør
  • Dem, der altid tager ordet – og dem, der aldrig gør
  • Dem, der siger noget, når de har overvejet det nøje – og dem, der bare snakker
  • Dem, der taber hovedet ind i mellem, og dem, der gyder olie på vandene
  • Dem, for hvem en aftale er en præcis aftale – og dem, for hvem, det bare er en hensigtserklæring i momentet.

Ud fra fx diverse modeller om persontyper, kommer her en række tips, tricks og råd, til hvordan du kan tackler dine mødedeltagere bedre.

Grøn persontype : Tine Bryld-Typen ( pædagoger, terapeuter, “hjælpere”)

Deltagende, medfølende og tålmodige (til en vis grænse) afslappede mennesker, der ofte er hyggeonklerne og -tanterne på holdet. Dem der sørger for der altid er kaffe, kage samt tid til at høre hvordan det går derhjemme ( altså hos dig, for det er jo det vigtigste).  Føjelige og hjælpsomme mennesker, der ind i mellem næsten kan falde stille i med tapetet og generelt sjældent vækker megen opmærksomhed.

Det betyder ikke, at de ikke arbejder, blot at de gør det stille, kontinuerligt og bare gerne vil have fred og ro til det. – Når de altså ikke lige skal tale om, hvordan vi alle har det.

Grønne kolleger kan være diretkte u-undværlige for fx “røde” ledere, der altid bør sikre en grøn kollega i teamet, til at jævne folderne ind i mellem  og i det hele taget til at få det daglige arbejde gjort. Disse trives og motiveres bl.a. når hele teamet trives – samt fx. af tid, god stemning og personlig opmærksomhed.

Tip om møder:

En agenda kan være udmærket for grøn – bare der også er tid til at berøre hvordan det går – gerne først, for der er sikkert sket noget siden sidst.

Til fysiske møder er det godt hvis du har kage med – til alle, også kollegerne – så I lige kan starte med en kop kaffe / the sammen.

Tid er ikke så vigtig for grøn – bare der er nok af den til at komme det hele igennem inkl. samværet

Agenda er udmærket for grøn – men har du akut brug for hjælp, så viger den. Lad den gerne indeholde “bløde emner” også.

Giv grøn tid og plads til at snakke med dig og fortælle gerne om hvordan du og dit team har det.

Grøn skal have mavefornemmelsen med i beslutningsprocesser, hvilket typisk tager tid.

Undgå for enhver pris åbne konflikter i grøns nærvær

Det er muligt du kan presse en beslutning igennem overfor grøn – men den kommer næppe til at holde i længden efter mødet.

Sikr altid at grøn har det godt, når mødet slutter – også selvom I har været uenige om noget. Aftal om nødvendigt at tale sammen kort tid efter, så I hver især lige kan tænke over tingene, før I enten går videre eller træffer en beslutning i fællesskab

Noter konklusionen og send den, og tilføj gerne noget personligt ifm. mailen, eller endnu bedre ring lige og hør hvad Grøn synes om den

Sig nu NEJ til møder

Hvis du, som mange andre, har deltaget i for mange møder, hvor du reelt spildte tiden? , så ..øv dig i at sige ”NEJ” til møder. Her er 5 konkrete forslag du bør sige nej til, når du ønsker at optimere udbyttet af din arbejdstid og blive effektiv og produktiv på jobbet.

Sig fx nej til møder, når mødet er …

  • Uden agenda, bliv væk eller forlang en agenda.
  • Uden forberedende, relevante materialer. Før du har disse, er der to muligheder. Enten kommer I til at læse det på mødet og bruge mødetid på det, eller I kommer til at træffe beslutninger på et løst grundlag. Ingen har interesse i nogle af de to ting.
  • Uden mødeleder, hvis der deltager en håndfuld eller flere. Disse er ofte mere diskussioner uden resultater – tilført enten frustration eller fjendtlighed.
  • Uden tidsramme, der betyder at nogle taler så længe de lyster – selv længe efter deres pointe er gjort og / eller flertallet er holdt op med at lytte.
  • Uden referent, der betyder ingen kan huske hvem er gør hvad efter mødet, og ergo at I skal skændes om hvad der ikke blev gjort, næste gang I mødes.

Det overordnede mål er naturligvis at deltage i effektive, velforberedte møder – samt bidrage optimalt til disse.

Eksempel på en venlig afvisning

Ergo så afvis din deltagelse både høfligt og venligt, og tilbyd eventuelt at hjælpe med at løse ovenstående

”Kære XYZ, Jeg vil gerne være forberedt, og det er jeg sikker på du også foretrækker. Send mig venligst agendaen, så kan bidrage mest og bedst muligt til at du får netop det udbytte af mødet du har brug for. Ring til mig hvis vi lige skal vende hvad jeg tænker her. Bedste hilsner Søren”

Så – du skal naturligvis ikke afvise ethvert møde fra nu. Start med at afvise et eller to de kommende dage og se om det kan lykkes dig, som mange andre at hjælpe med at få virksomhedens møder gjort (endnu mere) effektive til glæde for alle – og din personlige effektivitet

God arbejdslyst

Søren Ellegaard

4 trin til en præcis planlægning

Elsker du når ting klapper til tiden? Når deadlines matcher? Møder starter præcist?

Synes du fraser som “det når vi sagtens,” “det tager kun fem minutter” eller “jeg er det lige om lidt” virker (for) velkendte og ude af trit med virkeligheden – selv om de sikkert er optimistiske og velmente?

Så er her et overblik på mindmap (ovenfor) og en teknik med fire trin, du kan anbefale til dem, du kender, der måske kan have glæde af den ( Jeg tænker du sikkert næppe selv har, men du kender sikkert nogen ;o) ? )

Teknikken betyder du prioriterer de ting der tæller efter et simpelt princip ( læs mere på resten af bloggen her, se modellen nedenfor eller google “Eisenhower matrix” efter behov )

Og den betyder ISÆR DU RAMMER RIGTIGT I DIN PLANLÆGNING AF TID TIL OPGAVER OG PROJEKTER – altså især hvor lang tid du beregner ( ikke gætter eller tror eller føler ) en opgave tager.

På den måde kan du lettere matche kunders og kolleger forventninger, og du kan lave en plan over dagen, ugen, opgaven eller projekter – der er realistisk og giver flere resultater og mindre stress for alle.

Tip : Indlæg en buffer til de uforudset tinge – fx. på 10%. Du kan ikke forudse hvad der sker af uforudsete ting, men du kan forudse der sker nogle. Vurder selv en passende buffers størrelse til netop dit job / dine opgaver .

Eisenhowers matrix, som bruges til at prioritere opgaver ud fra hvorvidt de haster og/eller er vigtige

 

Effektive hjemmearbejdsdage – 10 gode råd, der virker

Kender du det? – Næsten ingen telefoner, og slet ingen kolleger, der liiige passerer forbi for at spørge om dette og hint? Den lykke kaldes fx “Hjemmearbejdsdag”

Flere og flere virksomheder lader medarbejdere udnytte hjemmearbejdsdage, og endnu flere overvejer det. Nogle er i tvivl om hvordan de får mest muligt ud af det. Læs med her, hvis du er en af dem – eller del artiklen med dem du kender.

En hjemmearbejdsdag lykkes bedst med en passende forberedelse, så her er 2 x 5 gode råd til hhv. medarbejdere og leder/virksomhed.

Resultatet kan blive en produktiv dag, der giver øget effektivitet og arbejdsglæde, og betyder mindre stress for alle.

5 tip til medarbejderne:

  • Forbered dig på at arbejde hjemme præcis på samme måde, som du forbereder din næste dag på kontoret. Prioriter dine vigtigste arbejdsopgaver først, aftal evt. telefon / skypemøder og husk evt. materialer, du har brug for, eller E-adgang til dem.
  • Fortæl dine kolleger og din leder, hvornår du arbejder hjemmefra. Marker det tydeligt i din kalender / outlook, så alle ved du (kun) kan træffes via mail/tlf/skype.
  • Definér, hvor meget du skal nå på en effektiv arbejdsdag derhjemme, lav en to-do-liste og vurder derefter, hvor meget du nåede og, hvor effektiv din dag var, så alle kan se hvad der virker bedst.
  • Sørg for, at du har et hjemmekontor eller afsnit i dit hjem, hvor du kan arbejde uforstyrret. PS: Hvis du har børn eller familie derhjemme, skal de vide at du arbejder
  • Præcis som på kontoret mindsker du stress ved små pauser og en frokostpause. Tag fx. bare 5 minutter i den friske luft med et glas koldt vand og et stykke frugt.

5 tip til lederne / virksomheden :

  • Kommunikér klart, at både ledere og virksomhed supporter hjemmearbejde, samt konditionerne for hjemmearbejde; omfang, krav, betingelser etc.
  • Hav teknikken i orden, og sørg for at medarbejderen kan tilgå de relevante dokumenter og kolleger via Pc’en hjemmefra.
  • Hav overblik over hvem der arbejder hjemmefra hvornår. Sørg for, at du og din afdeling eller virksomhed altid har medarbejdere nok tilstede til at klare dagens lokale opgaver.
  • Tydeliggør som leder dine klare forventninger til medarbejderen og hans opgaver/performance hjemmefra inkl. en evt. afrapportering.
  • Arranger et virtuelt møde med kollegaen i dagens løb. Evt. som en fast rutine med alle der arbejder hjemmefra på et fast tidspunkt.
  • Lav vidensdeling om hjemmearbejde med faste mellemrum, så resten af organisationen kan lære af dem og alle kan forbedre dem løbende.

Hurtiglæsning fordobler din læsehastighed – mindst!

Se hvordan du øger din egen hastighed her. Jep – det tager 3-4 minutter at læse – du sparer dem bagefter!

Hurtiglæsning giver dig viden hurtigere – så du kan levere varen!

De fleste bruger 1-2 timer om dagen på at læse og læser kun ca. 200 ord i minuttet (det er folkeskolens skyld – den lærte dig ikke andet). Det betyder, at folk bruger cirka 250-500 arbejdstimer årligt på at sidde på deres … mens de ikke producerer …!

En omkostning i løn mv. på ca. 30-50.000 kr / medarbejder – netto! (Gang det selv med antallet af kolleger, der læser 1-2 timer dagligt hos jer!)

Hurtiglæsere bruger blot den halve tid på at læse og resten på at levere resultater

Hurtiglæsere læser ofte over 1.000 ord i minuttet – og bruger en effektiv læseteknik, som du også fleste let kan lære. Det kræver lidt teori og træning og her kommer en introduktion til teorien – så kan du selv træne det (eller kigge forbi mit hurtiglæsningskursus en dag)

Dét er effektiv læsehastighed!

Det er antallet af ord / minut ganget med udbyttet, som du kan bruge eller huske bagefter. Ergo – hvis du læser 2.000 ord / minut – men ikke kan huske noget – batter det ikke. Men når du både øger antallet af ord/minut og tillige forståelsen – får du eksponentielt mere ud af det, fordi den effektive hastighed ganger de to med hinanden! Derfor kan hurtiglæsning give store resultater – hurtigt!

Derfor læser du kun 200 ord / minut!

Folkeskolen lærte dig at udtale og forstå ordene, mens du læste dem højt for klassen. Ergo skulle du læse højt, tydeligt og gerne et ord af gangen. Det tager evigheder, er unødvendigt og skolen har sjældent lært dig ”trin 2”. Derfor hører du ofte din egen stemme i dit hoved stadigvæk – og så længe du ‘læser højt’ – kan du ikke læse hurtigere, end din indre stemme kan udtale ordene. (Det giver ret god mening ikke også?)

Det her bruger du tiden på!

Hver gang du kigger på et ord (læser det) – ”fikserer” øjet på det – som linsen på et kamera. Det tager ca. ¼ sekund hver gang og lidt mere for en gruppe af ord. Derefter koster det ca. et halvt sekund at fordøje dem. Det giver sammenlagt en behandling af 200-250 ord, som langt de fleste ergo “læser” pr. minut i dag.

Din hjerne er bare klogere!

Din hjerne behandler 1000vis af informationer i sekundet! Når du kun føder den sølle 200 ord i minuttet – tænker den på meget andet; To-do lister, weekenden, møder etc … og fokuserer på det, udover teksten! (Derfor har du også læst et stykke i en bog, og bagefter grebet dig i at tænke ”Hvad stod der egentlig der” – og så læse det igen!!

Dét kan du udnytte til at hurtiglæse, ved blot at give hjernen flere ord i minuttet!

Kom op i fart!

Når du ”tvinger” dine øjne til at behandle flere ord / minut – så ”tvinger” du også din hjerne til at koncentrere sig om teksten! Dermed øger du både antal ord / minut OG forståelsen. De to ting styrker hinanden – og derfor kan du få et eksponentielt udbytte af din ”nye” læseteknik.

Resultaterne taler for sig selv

Du kan fx øge antal ord/minut fra 200 til 400 og forståelsen fra 30% til 45%. Det giver en målbar forskel på 200*30% = 60 effektive ord/minut til 300*40% = 120 effektive ord/minut – eller dobbelt så hurtigt – effektivt!

Hurtiglæsning er bare LEAN

Trækker vi en ”billedlig” parallel til noget velkendt, som fx en produktionslinje – så betyder det, at du plukker ét eneste produkt af gangen, og for hver håndfuld produkter, så samler og behandler du dem, før du fortsætter med at plukke ét produkt af gangen igen ned i din ”Kurv” …. Dertil plukker du kun, når du går fra venstre mod højre – mens du går tomhændet tilbage fra højre mod venstre, lige forbi alle produkterne, før du fortsætter med at plukke éet produkt af gangen. Nå ja, og så går du lidt frem og tilbage, roder lidt i kurven, tænker på noget helt tredje og læser forresten etiketten på hvert produkt højt for dig selv!

Dét er jeg sikker på, at du hurtigt ville optimere, hvis du stod for produktionen– enig? Lad mig gætte på, at du fx ville

  • Plukke 2 eller flere produkter af gangen?
  • Undlade at læse etiketten højt, på hvert produkt du plukker
  • Tage en kurv med plads til flere?
  • Samle flere produkter, får du behandlede dem sammen?
  • Plukke begge veje?
  • Plukke fra flere linjer på én gang?
  • Optimere processen uge for uge?  

Det er ret præcist dét, som du gør, når du hurtiglæser!

  • Du læser flere ord af gangen
  • Du sætter hastigheden på ”samlebåndet” op
  • Du læser ikke ordet højt (inde i hovedet)
  • Du samler flere ord, før du behandler dem (eller gør det løbende)
  • Du plukker både fra venstre mod højre og vice versa
  • Du plukker fra flere linjer på én gang
  • Du plukker kun de produkter, som du behøver

Sådan hurtiglæser du (i korte træk)

Sæt hastigheden på ”samlebåndet” op

Du tager en pen/finger/strikkepind/lineal. Den fører du over linjerne i teksten, og tvinger dit blik til at følge den og dens hastighed. Undgå at læse ”tilbage” – men sæt farten ned, når der er noget, du ikke helt forstår.

Stop med at læse etiketten på hvert produkt højt

Du holder op med at læse højt i hovedet (svært). Dels ved først at blive opmærksom på det, så stoppe stemmen i korte – og så i længere og længere perioder. Fx ved at erstatte ordene/stemmen med ‘1-2-3-4’ eller ”hmmmm” – eller tygge tyggegummi – eller læse så hurtigt at stemmen ikke længere kan følge med. (det sidste virker bedst for mig)

Læs flere ord af gangen

Du begynder at ”tage to ord af gangen” – og så 3 – 4 etc etc …

Du læser det, der betyder noget for dig

Du begynder kun at læse ”nøgleord” (hvem, hvad, hvor, hvor meget etc) – og du gør dig klart, hvorfor du læser teksten FØR du læser den!

Du læser evt. teksten to gange

Først skimmer du teksten ultra hurtigt, så du ved hvad den handler om. Eller læser forord, indholdsfortegnelse, summary eller study questions. Så gør du dig klart, hvad du søger i teksten og skimmer den igen med det formål. Nu ved du og blikket præcist hvad du søger – og finder det ergo målrettet og effektivt.

Du breder blikket ud over flere linjer

De begynder at lade blikket brede sig over flere linjer i højden, mens du søger og tjekker dine nøgleinformationer. Du læser ergo ikke længere ord for ord – men tager essensen, mens det perifere syn sørger for resten.

Du ”læser” også på vej tilbage

Jep – grækerne gjorde det allerede for mange år siden og det kaldtes “Boustrophedon”

Start med den teknik, du synes virker bedst for dig. Derefter øver du dig i teknikkerne, én af gangen – og breder efterhånden “læsefeltet” ud lodret og vandret, når din rutine stiger.

Apps til hurtiglæsning.

Du kan træne dig med flere apps/programmer – her er to jeg typisk anbefaler

“Quickreader”

Quickreader træner dig i at læse præcist som beskrevet ovenfor. Du kan justere kurvens størrelse og hastighed etc.

“Spritz” (på nettet) eller ”ReadMe” på mobilen

Rapid Serial Visual Presentation (RSVP) er en metode, som jeg først mødte i en app i 90’erne fra USA’s militær. App’en viser et ord af gangen, lynhurtigt, og du skal kun kigge ET sted hen. Du justerer blot hvor hurtigt skærmen viser dig ordene.

Link, så du kan prøve “spritz” på din PC (ekstern side)

Virker hurtiglæsning?

Indrømmet – hurtiglæsning kræver tilvænning. Vi taler om at ændre den læseteknik, som du lærte da du var seks år – og trænede 20-60 minutter dagligt de først mange år i skolen! Tænk på, hvor meget det kræver i tankevirksomhed i starten, hvis du har prøvet at køre en venstrestyret bil! Men det kan helt sikkert lade sig gøre for langt de fleste og ja, det virker. (test det selv på X antal tests på nettet).

Kan du huske det læste?

Som tommelfingerregel, husker du ting, når du bearbejder dem tre gange. (derfor duer sidste øjebliks eksamenslæsning dagen efter, men ikke året efter)

Læs teksten og lav gerne noter. Genopfrisk den efter 1 dag, 1 uge og 1 måned. Så flyttes den til langtidshukommelsen (Spørg hjerneforskerne hvordan) – så kan du huske den længe! (permanent).

Duer hurtiglæsning til alt?

Bevares – der er ting, som hurtiglæsning ikke egner sig godt til!

–      Poesi – kræver refleksion, som tager tid og følelser

–      Kontrakter – her står det vigtigste ofte mellem linjerne!

–      Ukendt stof – kræver omtanke og refleksion – som tager tid udover læsningen.

Jeg har også erfaret, efter at have undervist i det i 10-15 år, at ca 10% af befolkningen /deltagerne ikke umiddelbart tager hurtiglæsning til sig. Jeg har talt med mange, øjenspecialister etc og researchet en del – uden at finde et svar på hvorfor. Hvis du er blandt de 10% – undskyld – man kan ikke vinde hver gang.

Men er du blandt de 90% .. kan du mere end fordoble din effektive læsehastighed og bruge din tid på at levere resultater i resten af tiden, baseret på din nye viden.

Mit bud er … hurtiglæsning er det værd!

Få ting gjort om FREDAGEN!

Få ting gjort om fredagen!

Kender du dem, der bare skal have fredagen overstået, så det kan blive weekend? Og kører hjem med halvdårlig samvittighed, tænkende på alt det, som de ikke nåede? Så send dem dette opslag med fem hurtige fif

Fredagen kan sagtens blive den dag, der sikrer dig en god weekend og en bedre efterfølgende uge. Det klarer du (ham/hende du kender) bl.a. sådan her:

A) Start med at lægge dagens realistiske plan (før du tjekker mail)

  • Vurder de opgaver du SKAL nå
  • Vurder de opgaver der LIGGER UD OVER DEM
  • Sæt realistisk tid på hver af dem, og prioriter det, du kan nå, før du går hjem. Træk 20% fra til det uforudsete og brief/uddeleger/planlæg ny tid til det, du ved, du ikke når.

B) Tjek mail – er der er ting, som BÅDE er VIGTIGE og HASTER, så gå til punkt A)

  • Start med det VIGTIGSTE FØRST – så du får klaret de ting, der virkelig betyder noget først – mens du er frisk og før forstyrrelserne kommer. Tænk på, at alle dem, der ikke gør A) B) og C) kommer til at spørge alle på stedet om hjælp sidst på dagen… gerne tilsat alt fra panik til bøn og en forklaring om alt fra børn til virksomhedens overlevelse…
  • Dermed er du stort set allerede nu sikker på at kunne tage på weekend senere, med følelsen af at have udrettet noget, der gjorde en forskel.
  • Tip: Hvis opgaven virker uoverkommelig – så aftal med dig selv, at du i hvert fald bruger bare 10 minutter koncentreret på den. Odds er, når du har gjort det, flyder resten af sig selv – og hvis ikke – har du sat tankerne i gang om opgaven, hvilket fortsætter ubevidst.
  • Svar alt, der tager max. 5 minutter, afvis alt du kan med hård venlighed og sæt resten i kalenderen eller på to-do-listen

C) Send vigtige mails med forskudt forsendelse, når du ønsker kvalitetssvar – eller ring!

D) ARBEJD EFFEKTIVT & KONCENTRERET!

  • Tag et støjdæmpende headset på / bed kollegerne om ro til at få gjort XYZ – evt. i et bestemt tidsrum
  • Luk din Outlook
  • Sig venligt ”Nej” til flere – medmindre du arbejder i support.

F) Før du går hjem – lav en hurtig top tre i kalenderen over dine første tre prioriteter mandag morgen

  • Dermed er du allerede igang med A) for mandagen
  • Dermed kan din hjerne arbejde ubevidst med tingene for dig

Sådan – tag hjem med god samvittighed, drik en kop kaffe på vejen og glæd dig til en GOD WEEKEND

Søren

 

Effektiv modtagelse af mail

Sådan modtager du e-mail effektivt

Mennesker er mest effektive, når de arbejder koncentreret i “klumper” af tid. Altså korte eller lange perioder, hvor du koncentrerer dig og kun laver een ting af gangen. (“Multitasking” er en uopnåelig drøm, der har været talt om i årtier nu, og til dato har ingen vist, det fungerer i praksis.)

Grupper  din tid og opgaver

Det betyder når du gerne vil være effektiv, så er det effektivt at gruppere dine ting, og afsætte “X” antal “klumper” af tid til hver af disse grupper. Det kan fx. være at læse eller behandle e-mail 3 gange om dagen i 30 minutter af gangen.

Her er en række effektive tip – vælg dem, der passer dig bedst, og test dem allerede i dag.

  • Fjern “Pop-up” funktionen, der stjæler minimum 1 minuts koncentration hver gang
  • Afsæt 3 x 30 minutter dagligt til mail. fx kl. 9-12 og 16
    • Vurder selv tidsrum der matcher dine arbejds-peaks gennem dagen
    • Orienter indledningsvist kolleger. Evt via et “auto-reply” i stil med nedenstående :”Kære kollega, for at arbejde så effektivt som muligt med at skabe resultater for FIRMA og vore kunder, læser jeg mail dagligt 3 gange. kl 9, 12 og 16. Du kan således forvente svar senest 24 timer fra nu, og evt før. Hvis du har noget der haster, og absolut ikke kan vente, beder jeg dig ringe på tlf xx xx xx xx. Bedste hilsner John Doe
  • Benyt “auto sortering/regler” i dit mailprogram til at kategorisere al mail med
    • Her er fx link, der beskriver hvordan du gør det i Google mail
    • Her er et link der viser hvordan du gør i det i MS Outlook
  • Benyt samme funktion til at fjerne al spam o.l.
    • Nogle gange, vil et forsøg på at afmelde spam, blot fortælle spammeren at der er en “live” adresse i enden af denne mail. Med det resultat du nu kommer på en særlig liste hos spammeren, der får endnu mere spam (!!!)
  • Sæt “auto-svar” på, når du er optaget eller væk en dag eller mere. Se her i outlook
  • Træk og slip e-mails direkte ind i din kalender eller to-do liste/task manager. Dermed har du al information samlet straks ( afsender, indhold mv) og behøver ikke copy-paste / skrive noget.

Disse dage og tider er møder produktive

Når du indkalder til møder, ønsker du typisk flest mulige siger “ja”, og  er veloplagte og koncentrerede. TIl det formål, så er  både dage og tidspunkter, som er bedre end andre!

De bedste ugedage til møder

Den ugedag, der virker bedst og hvor flest mulige svarer “ja” til mødet er tirsdag

Generelt er tirsdag/onsdag og torsdag bedst. Det skyldes, at folk ofte enten er fysisk fraværende, pga. en “forlænget weekend”, eller er mentalt fraværende og i delvis “weekend-tilstand” mandage og fredage, og dermed er mindre produktive på dit møde!

De bedste tidspunkter til møder

De tidspunkter på dagen, der virker bedst og hvor flest er oplagte og effektive er midt på formiddag og eftermiddagen. Optimalt kl. 14-15.00.

Generelt er det hhv. midt på for- og eftermiddagen, at dine kolleger har maksimal fokus og energi på møder. For tidlige møder betyder nogle er uoplagte, og for sene møder betyder omvendt, at de er trætte, eller primært tænker på at komme hjem, skal hente børn etc.

Tænk på det, næste gang, du afsætter mødetid – og få mere ud af det.

 

Bedre mødeplanlægning? Brug Doodle

Doodle er en enkel, brugervenlig app og web funktion, der let og effektivt planlægger dine møder.

Med Doodle undgår du trælse, lange email korrespondancer frem og tilbage, når X antal forskellige mennesker skal aftale et møde.

Doodle er gratis og utroligt let at benytte – i øvrigt både via nettet på www.doodle.com såvel som din Smartphone / Iphone. Du kan hente den på Itunes her

Sådan planlægger du møder i 5 enkle trin. Det tager cirka to minutter, så er det gjort.

Skrive mødeindkaldelsen i et vindue

  1. Overskrift på mødet
  2. Tid og sted

Vælg de datoer, som du ønsker deltagerne kan vælge imellem

  1. Dette krydser du let af i en kalender
  2. Tilføj evt tidspunkter / tidsrum du ønsker der kan vælges imellem

Vælg svarmuligheder

  1. Simpelt “Ja” eller “Nej”
  2. Udvidet “Ja”, “Nej”, “Hvis det skal være!”

Vælg modtagere

  1. Indsæt mail adresser
  2. X af fra dine kontakter
  3. Tilføj evt. “Hej, jeg vil gerne invitere dig til møde osv” – hilsen

Send

  1. Send mødeindkaldelsen!

Muligheder

  • Derefter kan du hele tiden tracke hvem der har meldt til, meldt fra, ikke har svaret endnu ( og sende dem en reminder)
  • Du kan så vælge de mødedatoer, hvor flest kan
  • Du kan så vælge de mødedatoer, hvor de vigtigste kan
    • I den sammenhæng kan du gøre “afstemningen” om mødedatoerne hemmelig, så kun du kan se den

7 små tip der øger din personlige effektivitet

7 små tip om personlig effektivitet

Afbrydelser koster

Du kender det næppe selv – men mange oplever af de konstante afbrydelser fra SMS’er, mails, messenger, telefonopkald mv., som tager en del af deres koncentration og fokus på jobbet. Faktisk koster disse forstyrrelser dig og din virksomhed ca. 1/3 af arbejdsdagen… en tredjedel!

70 spildte arbejdsdage

Det betyder konkret, at medarbejdere og virksomheder spilder millioner i tabt arbejdstid, fordi medarbejderne (ikke dig naturligvis) forstyrres, fjerner fokus fra opgaven, skal omstille sig og dermed er uproduktive så længe. Faktisk svarer det til ca. 70 arbejdsdage / år – HALVFJERDS! Prøv at gange det om til 3 måneders løn inkl. ATP, kontor, bil! .. Og ikke bare for 1 medarbejder, men for hele virksomheden!

Til info bruges resten således: ca. 25 procent går til produktivt arbejde, 15 procent til research, 20 procent til møder og 10 procent til at tænke sig om (Kilde : Basex research, for Xerox).

Der er altså en hel del tid at hente “gratis”! Alle kan øge deres effektivitet og få flere resultater eller gå tidligere hjem, når tiden udnyttes bedre:

Her er 7 praktiske tip, der gør dig mere effektiv:

  1. Mail : Fjern mail-pop-up’en i outlook i skærmens højre hjørne ( dette gøres i outlook-indstillinger)
  2. Mail/SMS : Sæt tid i kalenderen til mail 3 x dagligt kl 9, 12 og 1530 hvor du behandler mail i 15-30 minutter. Læs her
  3. Messenger : Sæt messenger på “ikke til stede” eller “optaget” når du er optaget – og besvar den ikke medmindre der står “bygningen brænder”
  4. Fokuser : Aftal 1-2 timers fokus-tid dagligt, hvor du ikke forstyrres og fx har headset på, eller går et andet sted hen ( på skift med kollegerne). Benyt evt “noise-cancelling headset” der virker med din telefon – læs her
  5. Prioriter : Læg en dagsplan før du åbner Outlook og dens nye opgaver, så kan du bedre prioritere, planlægge og sige ja eller nej.
  6. Sig pænt nej til de fleste afbrydelser og referer til dine opgaver og prioriteter, så falder frekvensen af afbrydelser over tid. læs her
  7. Tlf : Sæt din tlf på lydløs eller “forstyr-ikke” på Iphonen, så går kun udvalgte opkald fra fx chefen eller andre igennem).

effektivitet på jobbet

mail