Indlæg

Sådan skriver du den effektive e-mail

Effektivitet og e-mails hænger sammen. Får du fx 100vis af in-effektive e-mails der æder din tid og din personlige effektivitet?

Læs denne guide, der trin for trin gør E-mails effektive – og betyder mere tid til resultater, der tæller

A : TÆNK FØR DU SKRIVER :

  • Har du virkelig brug for at sende denne e -mail? Hvis ikke, glem det!
  • Kender du det præcise resultat , du ønsker at opnå med e -mailen? Hvis ikke, find ud af det!
  • Har du alle de nødvendige oplysninger til at sende mailen ? Hvis ikke, Skaf dem!
  • Er du i en følelsesmæssig tilstand som fx sur, vred, ked af det osv.? Skriv mailen senere eller ring!

B: Udnyt OVERSKRIFTEN på e-mailen

  • Udnyt  header / titel / til / cc / bcc
  • MÅLRET e-mailen ved at vælge , hvem der er på to: / cc / bcc :
  • TO:  Dem der skal GØRE noget
  • CC:  dem der skal VIDE noget
  • BCC : Ingen – er spild af tid og typisk bare ”Cover My A.. ”!
  • TITEL: Brug en beskrivende titel, der giver mening for modtageren
  • Koder: . Brug koder i titlen som
  • FYI ( For din info ) – du skal ergo bare læse noget, ikke gøre noget
  • ACT (Action) – du skal gøre noget aktivt
  • PROJ # (projekt nummer 21.052.013 ). Dette giver mulighed for hurtig prioritering og brug af reglerne i MS Outlook
  • KUN ET EMNE PR MAIL : Begræns antallet af emner til ét emne pr . mail. Dermed undgår du alenlange “Ping- pong” mails med 5-10 mindre emner løst i blandet orden, typisk delt med 3-6 modtagere. Og som sendes frem og tilbage mellem dem 20-30 gange
  • ATTACH : Begræns vedhæftede filer til de relevante , nødvendige filer. Og forklar i mailen, hvad modtageren skal gøre med hver fil. ( Fx ”Læs dette for at finde antallet af biler der produceres i ..”)

C: INDHOLDET – skrives i et professionel, positivt sprog.

  • En kort , positiv ÅBNING
  • Et ACTION RESUME : Beskriv formålet med e-mailen , og den præcise handling, du ønsker fra modtageren + modtagerens responstid
  • BAGGRUNDSINFORMATION : Hvis det er nødvendigt / relevant at tilføje baggrundsinfo ifm. ovenstående, så gør det kort og præcist
  • Brug gerne bullits og / eller tal. Brug fed og KAPITAL TIL NØGLEORD

D: AFSLUT mailen

  • NÆSTE SKRIDT : skriv konkret hvad er det næste skridt nu
  • POSITIV HILSEN: Afslut mailen med en positiv hilsen
  • AUTO SIGNATUR: Brug MS OUTLOOKs auto-signatu

Hvornår åbner du bedst din e-mail?

3 gode råd om hvornår du bedst åbner e-mail:

Start aldrig dagen med at åbne indbakken! Lav først din to-do-liste eller plan for dagen og åben derefter indbakken, fordi:

  • Indbakken er fuld af opgaver
  • Indbakken er fuld af haste opgaver
  • Indbakken er fuld af små-opgaver,d er føles rare at lave og få ud af verden
  • Indbakken er fuld af ligegyldige nyhedsbreve

ALLE SAMMEN TING DER FJERNER DIN TID OG FOKUS FRA DINE EGNE, VIGTIGE PRIORITETER

Dermed ikke sagt de ikke skal laves eller læses ( de fleste af dem ), blot  i en prioriteret rækkefølge. ( Medmindre der står enten “bygningen brænder” eller “Du er fyret!” Så rykker du straks!

I øvrigt, hvis noget “haster” i en mail og du ikke svarer, så ringer afsenderen til dig – tro mig

Start aldrig dagen

  • Indbakken er fuld af opgaver, andre lige skal have ud af døren før de gik. Nu ER de gået, og ergo kan du ikke ringe til dem for at spørge ind til opgaven hvis den er uklar ( og det er den ofte)
    • Du risikerer ergo at lave noget forkert
    • Du risikerer ikke at kunne lave noget, men til gengæld stresse over det
    • Du kan ikke “ringe til en ven” for de er typisk også gået nu

  • Indbakken er fuld af “rare” tidrøvere, der føles godt at få fra hånden, og enten intet batter, eller fjerner fokus fra dine vigtige opgaver
  • Det tager tid og fokus hver gang du kigger i den, også selvom du intet gør ved tingene i den omgående
  • Du ved du er bedst under (lidt) pres, så afsæt fx 30 minutter, 3 x om dagen og ordn al mail der.
    • under 5 minutter, gør det med det sammen
    • over 5 minutter
      • Ind i MS Outlook / Notes
      • Ind i din kalender
      • Svar til afsender om hvornår han kan forvente opgaven løst ( eller send afslag )
    • Uklar opgave, ring til afsender og få det klaret af

Effektiv modtagelse af mail

Sådan modtager du e-mail effektivt

Mennesker er mest effektive, når de arbejder koncentreret i “klumper” af tid. Altså korte eller lange perioder, hvor du koncentrerer dig og kun laver een ting af gangen. (“Multitasking” er en uopnåelig drøm, der har været talt om i årtier nu, og til dato har ingen vist, det fungerer i praksis.)

Grupper  din tid og opgaver

Det betyder når du gerne vil være effektiv, så er det effektivt at gruppere dine ting, og afsætte “X” antal “klumper” af tid til hver af disse grupper. Det kan fx. være at læse eller behandle e-mail 3 gange om dagen i 30 minutter af gangen.

Her er en række effektive tip – vælg dem, der passer dig bedst, og test dem allerede i dag.

  • Fjern “Pop-up” funktionen, der stjæler minimum 1 minuts koncentration hver gang
  • Afsæt 3 x 30 minutter dagligt til mail. fx kl. 9-12 og 16
    • Vurder selv tidsrum der matcher dine arbejds-peaks gennem dagen
    • Orienter indledningsvist kolleger. Evt via et “auto-reply” i stil med nedenstående :”Kære kollega, for at arbejde så effektivt som muligt med at skabe resultater for FIRMA og vore kunder, læser jeg mail dagligt 3 gange. kl 9, 12 og 16. Du kan således forvente svar senest 24 timer fra nu, og evt før. Hvis du har noget der haster, og absolut ikke kan vente, beder jeg dig ringe på tlf xx xx xx xx. Bedste hilsner John Doe
  • Benyt “auto sortering/regler” i dit mailprogram til at kategorisere al mail med
    • Her er fx link, der beskriver hvordan du gør det i Google mail
    • Her er et link der viser hvordan du gør i det i MS Outlook
  • Benyt samme funktion til at fjerne al spam o.l.
    • Nogle gange, vil et forsøg på at afmelde spam, blot fortælle spammeren at der er en “live” adresse i enden af denne mail. Med det resultat du nu kommer på en særlig liste hos spammeren, der får endnu mere spam (!!!)
  • Sæt “auto-svar” på, når du er optaget eller væk en dag eller mere. Se her i outlook
  • Træk og slip e-mails direkte ind i din kalender eller to-do liste/task manager. Dermed har du al information samlet straks ( afsender, indhold mv) og behøver ikke copy-paste / skrive noget.