Effektiv modtagelse af mail

Sådan modtager du e-mail effektivt

Mennesker er mest effektive, når de arbejder koncentreret i “klumper” af tid. Altså korte eller lange perioder, hvor du koncentrerer dig og kun laver een ting af gangen. (“Multitasking” er en uopnåelig drøm, der har været talt om i årtier nu, og til dato har ingen vist, det fungerer i praksis.)

Grupper  din tid og opgaver

Det betyder når du gerne vil være effektiv, så er det effektivt at gruppere dine ting, og afsætte “X” antal “klumper” af tid til hver af disse grupper. Det kan fx. være at læse eller behandle e-mail 3 gange om dagen i 30 minutter af gangen.

Her er en række effektive tip – vælg dem, der passer dig bedst, og test dem allerede i dag.

  • Fjern “Pop-up” funktionen, der stjæler minimum 1 minuts koncentration hver gang
  • Afsæt 3 x 30 minutter dagligt til mail. fx kl. 9-12 og 16
    • Vurder selv tidsrum der matcher dine arbejds-peaks gennem dagen
    • Orienter indledningsvist kolleger. Evt via et “auto-reply” i stil med nedenstående :”Kære kollega, for at arbejde så effektivt som muligt med at skabe resultater for FIRMA og vore kunder, læser jeg mail dagligt 3 gange. kl 9, 12 og 16. Du kan således forvente svar senest 24 timer fra nu, og evt før. Hvis du har noget der haster, og absolut ikke kan vente, beder jeg dig ringe på tlf xx xx xx xx. Bedste hilsner John Doe
  • Benyt “auto sortering/regler” i dit mailprogram til at kategorisere al mail med
    • Her er fx link, der beskriver hvordan du gør det i Google mail
    • Her er et link der viser hvordan du gør i det i MS Outlook
  • Benyt samme funktion til at fjerne al spam o.l.
    • Nogle gange, vil et forsøg på at afmelde spam, blot fortælle spammeren at der er en “live” adresse i enden af denne mail. Med det resultat du nu kommer på en særlig liste hos spammeren, der får endnu mere spam (!!!)
  • Sæt “auto-svar” på, når du er optaget eller væk en dag eller mere. Se her i outlook
  • Træk og slip e-mails direkte ind i din kalender eller to-do liste/task manager. Dermed har du al information samlet straks ( afsender, indhold mv) og behøver ikke copy-paste / skrive noget.