Opsamling på fælles dage om effektivitet og trivsel

Tak for nogle gode dage sammen – her er resuméet af emnerne vi gennemgik. Hvis det virker forvirrende, så husk denne side både dækker dag 1, opgaven i mellemtiden og opsamlingen på dag 2. 

Husk: Din opgave er straks at vælge (mindst) een ting, som vil gøre dig/dit team mere effektivt og teste det til næste gang.

Skriv den ind i Action Planner på pilot.actionplanner.com – så er jeg til rådighed for feedback, hjælp og alt det input/svar/råd jeg kan give fra mine 20 år med effektivitet.

Du har ingen begrænsninger og kan teste alt, som du mener gør dig mere
effektiv og giver mening i den henseende

Ønsker du at læse / lytte mere

Lyt: Hjernen på overarbejde (gratis podcast, 30 min hver) her om din naturlige tilstand – grundtilstandsnetværket (det hedder det altså :) )

Læs: Min blog om effektivitet, overspringshandlinger, om at sige nej etc her

Grundlæggende – er der et par ting, som hjælper de fleste
1) Den mentale fokus

2) Opfattelsen af, hvad er der muligt og hvad resultater kræver

3) Håndteringen af egne og andres styrker og udfordringer

1) Den mentale fokus – “elevatoren”

Din grundlæggende tilstand er positiv – og det er dine “kunders” og kollegers også.

Når du eller andre virker negative – er der altså noget, som de opfatter, som sender dem ned med “elevatoren” – og det behøver ikke være dig eller noget “du har gjort ved dem”.

Som I selv drøftede – betyder det ekstremt meget at være eller tage elevatoren “op.” Både aht. din trivsel og arbejdsglæde, men også for din effektivitet og dine resultater. Ergo starter en del af fundamentet for at lykkes dagen igennem og køre glad hjem her … 

Oppe – medfører meget godt. Du …

  • lader dig ikke presse/irritere
  • Er I godt humør
  • Griner sammen med andre
  • Deler ting/viden
  • Husker mål mv.

og dine opgaver og resultater kendetegnes af, at du…

  • knækker koden
  • når alle opgaver
  • alt kører på skinner
  • hjælper andre
  • bliver set og anerkendt
  • gør en forskel
  • er forberedt
  • helt glemmer at holde fri

Nede – medfører meget andet. Du …

  • føler knuder i maven
  • laver flere fejl
  • glemmer ting
  • føler dig usikker
  • føler dig lettere presset
  • er mere irritabel
  • er mindre social

og dine opgaver og resultater kendetegnes af, at du…

  • er ineffektiv
  • dobbelt-tjekker ting
  • laver overspringshandlinger (læs mere her)
  • har mindre koncentration
  • savner respekt/forståelse
  • ikke “knækker koden” til ting

Husk – du vågner “oppe” – og holder den der, ved at fokusere og tænke på noget godt, som fx et billede, hvor du har styr på alt eller åbner døren “med den glade nøgle” som en af jer sagde. Når du tackler ting med humor, når I bruger hinanden kollegerne imellem etc…

2) Opfattelsen af det mulige og modellen til det

Ting tager ofte den tid, man tænker de tager – plus noget ekstra…

Det skyldes dels, at flere er optimister – og at næsten alle glemmer alle de ting, der skal til, for at løse en opgave godt. Imidlertid ved alle godt, hvad det kræver. I sammensatte fx alle 8 ting på 2 minutter efter at have vurderet – og så genvurderet et lille husprojekt

Som I så – så kunne opgaven – at bygge huset – løses på en brøkdel af den tid, som I tænkte – og selvom I gerne havde givet dem en kaffepause eller to – var der masser af gode pointer, som I fandt på et øjeblik – og som passede perfekt ind i modellen for effektivitet (kompetencehjullignende model)

Den er ideel til at score både jer selv, jeres team og/eller jeres projekter i – bare på en simpel score på 1-5.

Dermed sætter den fokus på “hullet” i hjulet – der typisk er der, hvor projektet, opgaven eller du møder aller mest stress – og får sendt elevatoren i kælderen, hvorfor der er god grund til at tage en dialog om det. Noget vi gjorde med trin 1: “Retning/mål”: Altså hvor klare mål hver især oplever og hvad der skal til, for at “fylde hullet” – her gør vi typisk det, som vi er bedst til – og lukker ofte øjnene for det, vi er mindre gode til – hvorfor det tredje punkt på vej mod mere og lettere arbejdsglæde, trivsel og mindre stress er at forstå netop dette – som er trin 3

Personlige styrker og typer

Her – hvor nogle af jer allerede ved meget – samlede vi op på hver types primære styrker og de ting, som sender eller holder jer oppe i elevatoren – hvor I trives, arbejder godt og leverer resultater før I kører glade hjem.

Da vi havde taget en dialogen om hjulet og scoren inden – blev det kort inden frokost – og jeg opsummerer lidt her

Rød: Ønsker korte, klare meldinger, der går direkte til sagen. De elsker alt, der støtter vejen mod målet og enhver, der bidrager effektivt til det og vil gøre alt for at hjælpe dem, der hjælper sagen. De er især gode til at træffe beslutninger og fremme sagen. De kan evt. hjælpes af med detaljeopgaver?

Gul: De har en fantastisk evne til at løse ting kreativt og finde løsninger på opgaver, der virker umulige. De trives med anerkendelse – faktisk rigtigt, rigtigt meget anerkendelse og kan godt lide, at blive lyttet (meget) til. De er især gode til at tænke nyt og finde vejen ud af en knibe eller få flere til at “se lyset”. De kan måske hjælpes af med lidt rutineopgaver?

Grøn: De er limen i de fleste teams og dem, der fører tingene ud i livet i praksis. De elsker faste rammer og rutiner lige så meget, som at hjælpe enhver (gul) som er i nød. De kan måske hjælpes med at få ting sagt – især nej! Og at prioritere lidt opgaver fra – måske med Eisenhowers matrix

Blå: Detaljernes mestre, som elsker at få tid og ro til at gøre tingene rigtigt – altså helt rigtigt – for ikke at sige perfekt. De er eminente med et regneark og præcise analytikere, så når du ønsker præcision – er blå fantastiske. De kan eventuelt hjælpes til at tænke ud af boksen ind i mellem.

Et par af typerne er ikke mestre i prioritering, og der kan en enkel model ofte hjælpe til en mere realistisk tilgang -Eisenhower matrix.

Fyld alle dine opgaver i de 4 “zoner” – sæt tid på – og giver det mere end din arbejdstid, så tag en snak med din leder, din kollega – eller en rød (eller mig)

Se eventuelt videoen på bare et minut her nedenfor eller her

https://www.youtube.com/watch?v=eFFY-sKGiDk

Praktiske tip

Efter frokost tog vi en udfordring eller tip af gangen. Og det er her – I skal vælge en – af dem – eller en anden, der gør jer mere effektive, og teste det til næste gang vi ses.

E-mail

  • Slå besked-funktionen fra. Du taber din fokus i mindst et minut, hver gang den bare popper op i bunden af skærmen – uden du gør noget ved den! Du kan evt. se hvordan her eller spørge din kollega
  • Behandl e-mail i faste tidsrum – som fx 3 x 30 minutter om dagen
  • Brug autosvar, når du lukker mailen, og fortæl hvornår man kan forvente svar fra dig.
  • Træk mailen over i kalenderen
  • Læs evt. bloggen her (uk)
    • Tænk før du sender den
    • Brug titlen med omhu – udnyt evt. autosortering
    • Skriv indholdet, så det passer modtagerens type

Telefoner

  • Sluk tlf og sæt telefonsvarer på
  • Brug faste tidsrum, hvor telefonen er åben
  • Brug en besked, der fortæller du vender tilbage – og gør det.
    • Tøm fx beskeder sidst på dagen
    • Følg evt. op med en SMS
  • Stil tlf videre til kolleger
  • Udnyt Skype ifm. viderestilling, så du får besked med relevant info

Folk, der stikker hovedet ind

  • Find eventuelt mønster i travlheden – og læg tunge opg. på andre tider
  • Begræns åbningstiden for studerende
    • Informer tydelig om årsagen (at du skal nå mere – også for dem)
    • Sig det på introdage og sæt seddel på døren
    • Henvis til det, når du gør en undtagelse
  • Udnyt ting, der gør dig synligt mindre tilgængelig
    • En disk, gardiner, skilt, tegn
      • Disk, der betyder du bestemmer, hvornår du er klar
      • Tider eller “Optaget”-skilt på døren
  • Præciser de opgaver, som reelt sorterer under dig
  • Opdrag folk til selv at søge oplysninger og løse ting selv

Sig nej – og forbliv venlig og populær

  • Byt til nyt – byt med en anden opgave
  • Prioriteten – henvis til dine og Eadanias vigtigste opgaver/liste
  • Alternativ – henvis til en anden, bedre end dig
  • Mailen med detaljerne – bed dem skrive alt i detaljer i en udførlig mail
  • Kvalitetskortet – fortæl, du gerne vil, men ikke kan løse det i passende kvalitet på nuværende tidspunkt
  • Blondinetricket – fortæl du ikke aner hvordan du løser det
  • Nej – bare sig nej – flere gange
  • Konsekvensberegningen -Angiv konsekvensen (De ting, du ikke når) – hvis du skal løse opgaven
  • Udskyd det – Foreslå et andet, senere tidspunkt, som du kan løse det til
  • Sig “Beklager, jeg har ikke beføjelser til …”

Sådan får vi interne opg. igennem uden at blive opfattet som bidske

Vi vil rigtigt gerne undgå at minde nogen om det samme flere gang. Jeres egne gode forslag var

  • Sæt deadline i god tid (før den rigtige deadline)
  • Ring i stedet for at sende mail (tættere på deadline)
  • Skriv “Hvis jeg ikke hører fra dig inden (tid/dag) – antager jeg at ….”
  • Brug skema, som NN skal udfylde HELT, får du går i gang/videre
  • Forklar konsekvensen, hvis de ikke gør som aftalt, tydeligt
  • Lad NN (især de gule) bruge deres kompetencer og selv finde en løsning i sidste øjeblik – frem for at du skal

Dag 2:

Referenceøvelse: (snorene)

For at sætte rammen om et finde (mindst) een brugbar teknik at gå videre med, startede vi med en lille referenceopgave: snorene.

Jeg håber, du fx husker, at..

  • det er ikke hårdt arbejde alene, der gør forskellen
  • vrede og frustration fremmer ikke resultatet (og løfter ikke elevatoren)
  • det hjælper ikke at gøre det samme igen mange gange
  • det gavner ikke, at mene opgaven er umulig eller opgavestilleren er en …
  • du behøver ikke finde de vises sten alene hver gang
  • det hjælper at spørge andre om råd
  • det hjælper at dele dine ideer og løsninger (også selvom de virker simple)
  • der skal kun een god løsning til, for at alle får det bedre – forudsat den deles

Video/øvelse, der beskriver fordelen ved at dele mest mulig viden og gode ideer, frem for bare at arbejde hårdt – evt. tilsat frustration

Derefter gik vi del at dele de praktiske erfaringer, som I havde gjort jer:

Jeg har indsat jeres egne stikord fra gennemgangen. Da det er jeres egen gennemgang af jeres egne planer, som i delte med kollegerne, har jeg blot indsat mindmap-delen. Hvis du har spsgm, så skriver du bare :)

Det var en ægte glæde og fornøjelse at høre, hvor meget mange af jer havde fået ud af de mange enkle fif og tip ift. at opnå mere ro, bedre koncentration og få mere fra hånden i dagligdagen. 1000 tak for jeres input til hinanden (og mig)

Randers; Koncentreret stillezone/-tid

Horsens, mail kun 3 x om dagen

Hedensted, faste træffetider

Viborg, e-mails og rykkere

Skive, mail 3 x om dagen og ingen pop-up

Skive, fjerne frokostbordet

Silkeborg, sig nej/vent til folk

Jeg løb lidt overskrifter igennem til ren inspiration. Dem får du her

Den sidste del, omkring jeres interne Kerne- og centralopgaver, har jeg valgt ikke at sætte fotos op fra. De fotos er sendt direkte til Linda

Har du lyst til at læse mere, så find mig på LinkedIn hvor jeg har skrevet og af og til skriver en blog om effektivitet på jobbet.

Husk, du kan altid skrive til mig med spørgsmål ifm. effektivitet mv. – jeg svarer altid (omend ikke altid straks) – og er her for at hjælpe. Eller du kan ringe +45 7023 2770 og spørge efter mig

God arbejdslyst

Søren

PS: Er der fotos, du ønsker fjernet, kan du naturligvis også skrive til mig på se (@) traincompany.dk