Sådan skriver du den effektive e-mail

0
16

Effektivitet og e-mails hænger sammen. Får du fx 100vis af in-effektive e-mails der æder din tid og din personlige effektivitet?

Læs denne guide, der trin for trin gør E-mails effektive – og betyder mere tid til resultater, der tæller

A : TÆNK FØR DU SKRIVER :

  • Har du virkelig brug for at sende denne e -mail? Hvis ikke, glem det!
  • Kender du det præcise resultat , du ønsker at opnå med e -mailen? Hvis ikke, find ud af det!
  • Har du alle de nødvendige oplysninger til at sende mailen ? Hvis ikke, Skaf dem!
  • Er du i en følelsesmæssig tilstand som fx sur, vred, ked af det osv.? Skriv mailen senere eller ring!

B: Udnyt OVERSKRIFTEN på e-mailen

  • Udnyt  header / titel / til / cc / bcc
  • MÅLRET e-mailen ved at vælge , hvem der er på to: / cc / bcc :
  • TO:  Dem der skal GØRE noget
  • CC:  dem der skal VIDE noget
  • BCC : Ingen – er spild af tid og typisk bare ”Cover My A.. ”!
  • TITEL: Brug en beskrivende titel, der giver mening for modtageren
  • Koder: . Brug koder i titlen som
  • FYI ( For din info ) – du skal ergo bare læse noget, ikke gøre noget
  • ACT (Action) – du skal gøre noget aktivt
  • PROJ # (projekt nummer 21.052.013 ). Dette giver mulighed for hurtig prioritering og brug af reglerne i MS Outlook
  • KUN ET EMNE PR MAIL : Begræns antallet af emner til ét emne pr . mail. Dermed undgår du alenlange “Ping- pong” mails med 5-10 mindre emner løst i blandet orden, typisk delt med 3-6 modtagere. Og som sendes frem og tilbage mellem dem 20-30 gange
  • ATTACH : Begræns vedhæftede filer til de relevante , nødvendige filer. Og forklar i mailen, hvad modtageren skal gøre med hver fil. ( Fx ”Læs dette for at finde antallet af biler der produceres i ..”)

C: INDHOLDET – skrives i et professionel, positivt sprog.

  • En kort , positiv ÅBNING
  • Et ACTION RESUME : Beskriv formålet med e-mailen , og den præcise handling, du ønsker fra modtageren + modtagerens responstid
  • BAGGRUNDSINFORMATION : Hvis det er nødvendigt / relevant at tilføje baggrundsinfo ifm. ovenstående, så gør det kort og præcist
  • Brug gerne bullits og / eller tal. Brug fed og KAPITAL TIL NØGLEORD

D: AFSLUT mailen

  • NÆSTE SKRIDT : skriv konkret hvad er det næste skridt nu
  • POSITIV HILSEN: Afslut mailen med en positiv hilsen
  • AUTO SIGNATUR: Brug MS OUTLOOKs auto-signatu
Tidligere artikelSig nu NEJ til møder
Næste artikelBedre møder med røde persontyper
Søren Ellegaard er en ekstremt erfaren underviser, foredragsholder og facilitator. Han har undervist i ca. 25 lande; størstedelen af Europa, samt alt fra Las Vegas, USA, Sapporo, Japan samt den Dominikanske Republik og blandt de mest kendte kunder fx Nestlés hovedkvarter fast gennem 6 år, Unibrew i Danmark, G4S m.fl. . Søren er bl.a. Certificeret mindmap-instruktør i EMEA for verdens største mindmappingsoftware Mindjet.com Certificeret i flere persontype-værktøjer (E-stimate, Insights etc) Certificeret træner for JCI (lederudvikling) Valgt som “Årets træner” 3 gange i JCI Danmark Certificeret Train-the-Trainer-træner Vinder af Danmarksmesterskabet i præsentations-teknik Samarbejdspartner for Ledernes Hovedstaden Hans specialer er Personlig effektivittet Human Resource Skræddersyede teambuildings og events Han har også arbejdet for fx ECCO Sko som både International Retail Training Manager og Uddannelsesansvarlig, samt for VPK Peterson Packaging som HR Manager Du kan dermed altid regne med en sparringspartner eller instruktør, der gør det han siger, siger det han gør og holder det, han lover.