Effektiv modtagelse af e-mail

0
6

Mennesker er mest effektive, når de arbejder koncentreret i “klumper” af tid. Altså korte eller lange perioder, hvor du koncentrerer dig og kun laver een ting af gangen. (“Multitasking” er en uopnåelig drøm, der har været talt om i årtier nu, og til dato har ingen vist, det fungerer i praksis.)

Grupper din tid og opgaver

Det betyder når du gerne vil være effektiv, så er det effektivt at gruppere dine ting, og afsætte “X” antal “klumper” af tid til hver af disse grupper. Det kan fx. være at læse eller behandle e-mail 3 gange om dagen i 30 minutter af gangen.

6 effektive metoder til effektiv modtagelse af e-mail

Vælg dem, der passer dig bedst, og test dem allerede i dag.

  1. Fjern “Pop-up” funktionen, der stjæler minimum 1 minuts koncentration hver gang
  2. Afsæt 3 x 30 minutter dagligt til mail. fx kl. 9-12 og 16
    – Vurder selv tidsrum der matcher dine arbejds-peaks gennem dagen
    – Orienter indledningsvis kolleger. Evt via et “auto-reply” i stil med nedenstående :”Kære kollega, for at arbejde så effektivt som muligt med at skabe resultater for FIRMA og vore kunder, læser jeg mail dagligt 3 gange. kl 9, 12 og 16. Du kan således forvente svar senest 24 timer fra nu, og evt før. Hvis du har noget der haster, og absolut ikke kan vente, beder jeg dig ringe på tlf xx xx xx xx. Bedste hilsner John Doe
  3. Benyt “auto sortering/regler” i dit mailprogram til at kategorisere al mail med
    – Her er fx link, der beskriver hvordan du gør det i Google mail
    – Her er et link der viser hvordan du gør i det i MS Outlook
  4. Benyt samme funktion til at fjerne al spam o.l.
    Nogle gange, vil et forsøg på at afmelde spam, blot fortælle spammeren at der er en “live” adresse i enden af denne mail. Med det resultat du nu kommer på en særlig liste hos spammeren, der får endnu mere spam (!!!)
  5. Sæt “auto-svar” på, når du er optaget eller væk en dag eller mere. Se her i outlook
  6. Træk og slip e-mails direkte ind i din kalender eller to-do liste/task manager. Dermed har du al information samlet straks ( afsender, indhold mv) og behøver ikke copy-paste / skrive noget.

Tidligere artikelDisse dage og tider er møder produktive
Næste artikelEffektiviser kontoret i 5 “LEAN” trin
Søren Ellegaard er en ekstremt erfaren underviser, foredragsholder og facilitator. Han har undervist i ca. 25 lande; størstedelen af Europa, samt alt fra Las Vegas, USA, Sapporo, Japan samt den Dominikanske Republik og blandt de mest kendte kunder fx Nestlés hovedkvarter fast gennem 6 år, Unibrew i Danmark, G4S m.fl. . Søren er bl.a. Certificeret mindmap-instruktør i EMEA for verdens største mindmappingsoftware Mindjet.com Certificeret i flere persontype-værktøjer (E-stimate, Insights etc) Certificeret træner for JCI (lederudvikling) Valgt som “Årets træner” 3 gange i JCI Danmark Certificeret Train-the-Trainer-træner Vinder af Danmarksmesterskabet i præsentations-teknik Samarbejdspartner for Ledernes Hovedstaden Hans specialer er Personlig effektivittet Human Resource Skræddersyede teambuildings og events Han har også arbejdet for fx ECCO Sko som både International Retail Training Manager og Uddannelsesansvarlig, samt for VPK Peterson Packaging som HR Manager Du kan dermed altid regne med en sparringspartner eller instruktør, der gør det han siger, siger det han gør og holder det, han lover.